تبلیغات در پورتال

برنامه ای برای جمع آوری و چاپ اسناد. برنامه های آفیس رایگان برای ویندوز

مجموعه ای جهانی از برنامه های کاربردی برای کار با فایل های متنی(Word)، صفحات گسترده (Excel)، ارائه ها (PowerPoint)، ایمیل (Outlook)، یادداشت ها (OneNote) و انواع دیگر اسناد. اول نسخه مایکروسافتآفیس 27 سال پیش عرضه شد، اما به لطف توسعه مداوم، این محصول همچنان یکی از محبوب ترین ها در بازار باقی مانده است.

برنامه ها از بسته مایکروسافت Office ترکیبی از عملکرد قدرتمند و سهولت استفاده است. بنابراین، آنها برای ایجاد و ویرایش عالی هستند اسناد اداریبا هر پیچیدگی به علاوه، آنها با یکپارچه شده اند خدمات ابریمایکروسافت: می‌توانید در هر دستگاهی به فایل‌ها دسترسی داشته باشید و در اسناد مشترک با دیگران همکاری کنید.

مایکروسافت آفیس بسیار فراتر از عملکردهای اولیه است. به عنوان مثال، برای کار راحت با متن، Word دارای یک مترجم داخلی و یک عملکرد تشخیص گفتار است که کلمات دیکته شده توسط کاربر را چاپ می کند. و OneNote می تواند متن را در تصاویر تشخیص دهد.

2. iWork

  • پلتفرم ها: macOS، iOS، وب.
  • قیمت: رایگان.

مجموعه اداری اختصاصی اپل که هر کاربر مک می تواند آن را به صورت رایگان دانلود کند. صفحات، اعداد و Keynote تقریباً به خوبی همتایان مایکروسافت خود هستند و به شما امکان می‌دهند اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها را در حین ویرایش با همکاران در macOS، iOS یا در مرورگر ایجاد کنید.

  • قیمت: رایگان یا از 1000 روبل در سال.

این دفترچه یادداشت دیجیتال محبوب ابزاری عالی برای مدیریت مجموعه بزرگی از متن، تصویر و یادداشت های صوتی است. Evernote یک سیستم برچسب گذاری ارائه می دهد که می توانید از آن برای علامت گذاری ورودی های اضافه شده خود استفاده کنید. برای راحتی بیشتر، تگ ها را می توان گروه بندی و درون یکدیگر قرار داد. این رویکرد منحصر به فرد ساختن صدها و حتی هزاران یادداشت را آسان می کند و در صورت لزوم، به سرعت موارد مورد نیاز خود را پیدا می کند.

از همگام سازی بین دستگاه ها پشتیبانی می کند و به شما امکان می دهد بدون اتصال به اینترنت کار کنید.

4. جرقه

  • قیمت: رایگان.

هیچ کدام کار اداریتصور بدون تعامل با نامه غیرممکن است. Spark به شما کمک می کند صندوق ورودی خود را مرتب کنید و در اسرع وقت به ایمیل های همکاران خود پاسخ دهید. به لطف رابط کاربری کاملاً فکر شده، مرتب‌سازی خودکار حروف، جستجوی هوشمند و بسیاری از عملکردهای مفید دیگر، کار شما با نامه به لذت واقعی تبدیل می‌شود.

  • قیمت: رایگان.

کارکنان اداری اغلب باید با اسناد در قالب PDF سر و کار داشته باشند. در چنین شرایطی، داشتن یک نمایشگر PDF راحت در دسترس است. و حتی بهتر - برنامه ای که با آن نه تنها می توانید اسناد را مشاهده کنید، بلکه آنها را نیز حاشیه نویسی کنید. یک نامزد خوب برای این موقعیت برنامه است فاکسیت ریدر. استفاده از آن سریع و آسان است. با کمک آن می توانید فایل های PDF را بخوانید، در متن یادداشت کنید و نظرات خود را در صفحات بنویسید.

  • پلتفرم ها: macOS، iOS، watchOS.
  • قیمت: 3790 روبل.

در نظر گرفتن جریان کارهای روزانه کاملاً غیرممکن است و بنابراین اصلاح ایده ها و برنامه ریزی چیزها کلید موفقیت در کار است. برخلاف Todoist، Things با دقت و با توجه به تمام جزئیات رابط کاربری و طراحی ایجاد می شود، به طوری که مرتب کردن همه چیزها سریع و راحت است. با پیروی از فلسفه، برنامه به سازماندهی پروژه های کاری، ساختار و برنامه ریزی وظایف کمک می کند. تنها چیزی که برای شما باقی می ماند این است که آنها را تکمیل کنید.

  • پلتفرم ها: ویندوز، macOS.
  • قیمت: رایگان یا 25 دلار.

اگر در حین کار اغلب حواس خود را با وب سایت ها و برنامه های نامناسب پرت می کنید، Cold Turkey Blocker به شما کمک می کند. این برنامه تمام عوامل حواس پرتی را برای زمانی که شما تعیین کرده اید مسدود می کند. تا زمانی که این دوره به پایان برسد، نمی توانید سایت ها و برنامه های موجود در لیست را باز کنید. مسدود کننده بوقلمون سرد می تواند مسدود کردن را به طور خودکار طبق برنامه زمانی مشخص شده توسط کاربر روشن کند.

  • پلتفرم ها: macOS، iOS.
  • قیمت: 2290 روبل.

MindNode برای هر کسی که با پروژه های پیچیده کار می کند مفید خواهد بود و به شما امکان می دهد توسعه یک ایده را به یک محصول نهایی تجسم کنید. با استفاده از این برنامه می توانید طوفان فکری ایجاد کنید، هر گونه پیچیدگی ایجاد کنید و به سرعت آنها را با همکاران به اشتراک بگذارید و همچنین وظایف را به Things، OmniFocus و سایر برنامه ها یا خدمات صادر کنید.

  • پلتفرم ها: ویندوز، اندروید، iOS، وب.
  • قیمت: رایگان یا از 3.33 دلار در ماه شروع می شود.

این ابزار کوچک کامپیوتر شما را با گوشی هوشمند، تبلت یا ابزارهای دیگر همگام می کند. تنها کاری که باید انجام دهید این است که کلاینت های Pushbullet را روی همه دستگاه ها نصب کرده و آنها را به یک حساب مشترک متصل کنید. پس از این می توانید همه چیز را در رایانه خود مشاهده کنید اعلان های موبایلو یادداشت ها، پیوندها و فایل های کوچک را بین ابزارک ها انتقال دهید.

اگر دستگاه تلفن همراه شما روی اندروید کار می‌کند، می‌توانید پیامک و پیام‌های پیام‌رسان فوری را مستقیماً از رایانه خود ارسال و دریافت کنید. علاوه بر این، Pushbullet کلیپ بوردها را ادغام می کند دستگاه های مختلف: هر متن کپی شده در تلفن هوشمند یا رایانه لوحی را می توان بلافاصله در یک فیلد نوشتاری در رایانه جایگذاری کرد و بالعکس.

10. خرس

  • پلتفرم ها: macOS، iOS.
  • قیمت: رایگان یا 949 روبل در سال.

یک آنالوگ ساده و سبک از Evernote که می تواند برای ضبط ایده ها، کدها و به طور کلی هر متنی استفاده شود. Bear دارای یک سیستم برچسب گذاری قدرتمند با برچسب های فرعی، جستجوی آسان و پشتیبانی از نشانه گذاری ساده شده Markdown، و همچنین صادرات متن نهایی به فرمت های مختلف، از جمله HTML، PDF و DOCX است. این برنامه همچنین دارای یک رابط کاربری لاکونیک و تم های طراحی زیبا برای مطابقت با هر سلیقه است.

  • پلتفرم ها: macOS، iOS، watchOS.
  • قیمت: 379 روبل.

تکنیک پومودورو به دلیل اثربخشی آن شناخته شده است و به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرد. برای انبوهی از کارهای معمولی و نه چندان اداری، کاملاً مناسب است. با استفاده از تایمر FocusList، نه تنها می توانید دوره های کاری و استراحت را ردیابی کنید، بلکه می توانید ببینید که برخی از وظایف چقدر زمان می برد. و این به نوبه خود به شما کمک می کند روند کاری خود را تجزیه و تحلیل کنید و کمتر به تعویق بیندازید.

12. f.lux

  • پلتفرم ها: ویندوز، macOS، لینوکس.
  • قیمت: رایگان.

در طول روز کاری، روشنایی در دفتر تغییر می کند. اما دمای رنگ های نمایشگر کار شما همیشه یکسان است، چه در نور طبیعی روز و چه در زیر لامپ های عصر. این تفاوت می تواند صفحه نمایش را بیش از حد روشن نشان دهد و باعث خستگی چشم شود. f.lux به طور خودکار رنگ های نمایشگر را با شرایط نوری تنظیم می کند. ویژگی مشابهی در ویندوز 10 تعبیه شده است، اما f.lux دارای تنظیمات بیشتری است و به شما امکان می دهد به حداکثر راحتی چشم برسید.

13. چسباندن

  • پلتفرم ها: macOS.
  • قیمت: 749 روبل.

ابزار کوچک Paste به طور قابل توجهی قابلیت های کلیپ بورد را گسترش می دهد، که به سادگی هنگام کار با اسناد و جداول مختلف بسیار ارزشمند است. این برنامه متن، فایل ها و پیوندهای کپی شده را به خاطر می آورد و به شما امکان دسترسی راحت به تاریخچه کلیپ بورد خود را می دهد. در تنظیمات، می توانید تعداد اشیاء به خاطر سپرده شده را پیکربندی کنید، کلیدهای میانبر را تنظیم کنید و همگام سازی را با همه دستگاه های خود فعال کنید.

14. GIMP

  • پلتفرم ها: ویندوز، macOS، لینوکس.
  • قیمت: رایگان.

حتی اگر شما یک طراح نیستید، باز هم احتمالاً تصاویر را برای کارهای مختلف اداری ویرایش می کنید. به عنوان مثال، شما یک عکس را برش می دهید و رنگ آن را برای ارائه بعدی یا پست در یک پورتال شرکتی تنظیم می کنید. نصب فتوشاپ برای چنین اهدافی احمقانه است. استفاده از آن راحت تر است جایگزین رایگان- GIMP. این ویرایشگر ممکن است از نظر تعداد توابع کمتر از فتوشاپ باشد. اما برای کارهای غیرحرفه ای قطعا بیش از اندازه کافی خواهد بود.

  • پلتفرم ها: macOS.
  • قیمت: 229 روبل.

اما اپلیکیشن Look Up از سلامتی یا به عبارت دقیق تر، بینایی شما مراقبت می کند. با یادآوری اینکه هر 20 دقیقه یکبار چند ثانیه از صفحه نمایش دور نگاه کنید و به دوردست ها نگاه کنید، به کاهش تنش ماهیچه چشم ناشی از کار با رایانه کمک می کند. Look Up همچنین مجموعه ای از تمرینات ساده برای کشش سفت پشت و سایر عضلات دارد.

  • پلتفرم ها: macOS، iOS، Windows.
  • قیمت: 45 دلار 4.16 دلار در ماه.

TextExpander باعث صرفه جویی در وقت برای همه کسانی می شود که زیاد با متون کار می کنند و مجبور هستند مرتباً همان اطلاعات را وارد کنند. با کمک آن، می توانید میانبرهای صفحه کلید را تنظیم کنید که فوراً به متن از پیش تعریف شده با هر اندازه گسترش می یابد. به عنوان مثال، با TextExpander می توانید ایمیل، پاسخ نامه ها، جزئیات پرداخت و هر اطلاعات دیگری را که اغلب به صورت دستی تایپ می کنید با چند کلیک وارد کنید. به لطف همگام سازی، اختصارات در iOS نیز در دسترس خواهند بود، جایی که ورودی از طریق صفحه کلید TextExpander انجام می شود.

  • پلتفرم ها: ویندوز، macOS، اندروید، iOS، وب.
  • قیمت: رایگان یا از 2190 روبل در سال.

Todoist می تواند به عنوان یک برنامه ریز روزانه یا کاری معمولی استفاده شود. همه چیز طبق معمول است: ایجاد وظایف، تنظیم یادآوری، علامت گذاری وظایف تکمیل شده.

در عین حال، قابلیت های این سرویس برای انجام پیچیده ترین پروژه های اداری با ساختار چند سطحی کافی است. تعداد زیادیشرکت کنندگان و وظایف فرعی Todoist ابزارهایی برای واگذاری و سفارشی کردن سلسله مراتب وظایف، برچسب ها، فیلترها و سایر ویژگی های پیشرفته دارد. با تشکر از آنها، برنامه به راحتی می تواند با اهداف شخصی و حرفه ای شما، مهم نیست که چقدر بزرگ شوند، سازگار شود.

با نصب کلاینت Todoist بر روی دستگاه خود، می توانید وظایف را حتی بدون اینترنت مدیریت کنید.

بسته های نرم افزاری برای کار با متن، صفحات گسترده، ارائه ها و پایگاه های داده، ادغام شده در یک مجموعه واحد.

امروزه اکثر کاربران رایانه شخصی چاپگری در اختیار دارند که می توان از آن نه تنها متن، بلکه انواع کتابچه ها، بروشورها و تصاویر را چاپ کرد. و این دقیقاً همان چیزی است که برنامه های چاپ برای آن طراحی شده اند. این دسته از نرم افزارها به دو گروه بسته های طراحی و ابزارهای چاپگر تقسیم می شوند. بسته های طراحی به کاربر این امکان را می دهد که به سرعت و به راحتی پروژه های مختلفی را ایجاد کند، از تقویم معمولی و کارت پستال گرفته تا بروشورهای با طراحی چشمگیر. معمولا برنامه های مشابهشامل طیف گسترده ای از الگوها است که به شما امکان می دهد مشکلات فوق را حل کنید. اما اگر ابزارهای تعبیه شده برای کاربر کافی نباشد، به راحتی می تواند قالب خود را ایجاد کند. ابزارهای چاپگر توسط کاربرانی استفاده می شود که از قابلیت های برنامه استانداردی که در آن به کار عادت دارند رضایت دارند. محصولات نرم افزاریاین دسته به عنوان درایورهای چاپگر مجازی عمل می کند و صفحات ارسال شده برای چاپ را رهگیری می کند و مطابق با تنظیمات انجام شده بازسازی می کند. در نتیجه، داده های پردازش شده به روش معمول چاپ نمی شوند، بلکه به صورت بروشور، کتابچه دو طرفه، کارت پستال یا برخی محصولات دیگر چاپ می شوند.

برنامه های زیادی توسعه یافته اند که با فرمت PDF کار می کنند. ساده ترین این برنامه ها اسناد PDF جدید را مشاهده و ایجاد می کنند و همچنین می توانند محتوای سند را به فرمت دیگری یا برعکس تبدیل کنند. برنامه هایی وجود دارند که به شما امکان می دهند متن، اشیاء، تصاویر، مهر و موم ها و پیوندها را به یک سند PDF ویرایش و اضافه کنید. برخی از برنامه ها قابلیت تقسیم و ادغام اسناد را دارند از این فرمت، صفحات و اشیاء جداگانه را از آن استخراج کنید. با استفاده از برنامه های حرفه ای تر، می توانید واترمارک، لوگو و پاورقی اضافه کنید. بسیاری از آنها توانایی پردازش دسته ای تعداد زیادی اسناد را دارند. برنامه های حرفه ای PDF به شما امکان ایجاد فرم ها را می دهند. پس از این، می توانید آنها را برای تکمیل در اختیار مشتریان قرار دهید. بسیاری از برنامه ها دارای ویژگی های مدیریت حقوق دیجیتال هستند. حقوق دیجیتال در چنین برنامه هایی به شما امکان می دهد استخراج متن و تصاویر از یک سند PDF را ممنوع کنید و همچنین چاپ را ممنوع کنید. برای فرمت PDF نیز وجود دارد برنامه های سرور. در چنین برنامه هایی می توانید اسنادی را در سمت سرور ایجاد کنید. علاوه بر این، می توانید این سند را حتی از دستگاه مشتری که در آن هیچ وجود ندارد، مشاهده کنید نسخه کاملبرنامه های آکروبات

مایکروسافت ورد برنامه ای است که برای ایجاد، ویرایش و پردازش اسناد متنی طراحی شده است. این برنامه مجهز به ابزارها و پنل های زیادی است که پردازش سریع داده ها و چاپ متن را فراهم می کند. مایکروسافت ورد رتبه اول را در بین برنامه هایی برای این منظور دارد، زیرا از نظر کارایی و عملی برابری ندارد. در صورت لزوم، یک برنامه رایگان برای ایجاد دانلود کنید اسناد Wordمی توانید لینک زیر را دنبال کنید

Microsoft Word یک ویرایشگر متن است که توسط توسعه دهندگان مایکروسافت ایجاد شده است. این برنامه در هر اداره، شرکت و سازمانی استفاده می شود. ایجاد و چاپ اسناد متنی از دیرباز هنگام تنظیم قراردادها و انعقاد معاملات بین شرکت ها مورد استفاده قرار می گرفته است.

ویرایشگر متن Microsoft Word به شما امکان می دهد اسناد بزرگ ایجاد کنید. در برنامه می توانید گزارش، یادداشت، چکیده یا چند سطحی ایجاد کنید کار متنیبا استفاده از لینک ها و فهرست مطالب

اسکرین شات ها

کاربر می تواند تصاویر، جداول و فایل های دیگر را در هر بخشی از سند وارد کند و فریم هایی را در سند ایجاد کند. Microsoft Word از ایجاد نمودارها و فرمول های پیچیده که برای محاسبه داده های تحلیلی استفاده می شود، پشتیبانی می کند.

در برنامه می توانید با تنظیم رمز عبور، یک سند را رمزگذاری کنید. مایکروسافت ورد مجهز به ابزارهایی برای ایجاد لیست ها، صفحات شماره گذاری شده، فهرست های خودکار مطالب، لینک ها و سایر عناصر است که کار با یک سند متنی بزرگ را آسان می کند.

کاربر می تواند قالب بندی کند متن آمادهو عناصری را اضافه کنید تا داده های متنی را راحت تر مشاهده کنید. در مایکروسافت ورد، می‌توانید سبک فونت را تغییر دهید، اندازه آن را مشخص کنید، یک فونت خط‌دار ایجاد کنید، تکه‌های متن را به صورت پررنگ برجسته کنید، و موارد دیگر.

بررسی ویدیویی Word 2016

این ویرایشگر متن ساده و راحت طراحی شده است. Word به مهارت خاصی نیاز ندارد و آموزش اضافیبرای ایجاد یک سند و پردازش آن. در صورت لزوم، تمام کنترل ها و ابزارها روی پانل نمایش داده می شوند، کاربر می تواند نمایش آیکون ها را سفارشی کند و عملکردهای اضافی را اضافه کند.

هنگامی که هنگام پردازش متن مشکلی پیش می آید یا نحوه انجام عملیات یا اضافه کردن یک عنصر مشخص نیست، می توانید از راهنمای داخلی استفاده کنید. Microsoft Word Help بسیار مفید است و شامل فصل هایی برای انتقال سریعبه بخش مورد نظر

Microsoft Word 2007 دوباره طراحی شده است. همه پانل ها و ابزارها در یک زیرپنجره جداگانه نمایش داده می شوند که انتخاب یک عنصر را ساده می کند. این رویکرد برای طراحی مجدد طراحی توسط بسیاری از کاربرانی که به نسخه های قبلی برنامه عادت داشتند، پسندیده نشد.

برای تعداد معینی از کاربران، رابط برنامه به روز شده چیز جدیدی شد و طرفداران طراحی قدیمی بازخورد منفی خود را ابراز کردند. مایکروسافت ورد با استفاده از برگه هایی ایجاد می شود که در آنها اشیاء و ابزارها برای یک آیتم خاص در منوی اصلی برنامه قرار دارند. همه این انتقال را از منوها و لیست های کلاسیک به طرح بندی زبانه ای دوست ندارند، اما مزایای زیادی برای چنین رابط کاربری وجود دارد. اکنون تمام عملکردهای یک منو در یک برگه قرار دارند که در مواقعی که اغلب نیاز به دسترسی به ابزارها دارید بسیار راحت است.

این برنامه حتی روی کامپیوترهای ضعیف هم کار می کند. ویرایشگر متن به شما امکان می دهد متون را پردازش کرده و عناصر جدیدی به آنها اضافه کنید. Microsoft Word 2007 هیچ تفاوتی در عملکرد ندارد نسخه های قبلیبرنامه ها برنامه به طور پایدار کار می کند سیستم عامل هانسل جدید

مایکروسافت ورد به شما اجازه می دهد تا قالب ها، کارت های ویزیت، اوراق آزمایشی با تعداد صفحات زیاد و سایر اسناد متنی را با ساختار چند سطحی ایجاد کنید. در یک ویرایشگر متن می توانید ماکروها و اسکریپت هایی ایجاد کنید که کار کاربر را خودکار می کند.

این صفحه حاوی نرم افزاری است که به کاربر اجازه می دهد اسناد حاوی متن را شناسایی، مشاهده و چاپ کند فرمت های مختلف. همه نرم افزارها دارای رابط کاربری راحت و بصری هستند.

DjVu Reader

DjVu Reader- برنامه ای از توسعه دهندگان روسی که به شما امکان می دهد با فایل های با پسوند DjVu کار کنید. معمولاً کتاب‌های اسکن شده و سایر منابع کاغذی حاوی فرمول‌ها و تصاویری که تشخیص آنها دشوار است، دارای این قالب هستند. این برنامه از زبان های انگلیسی و روسی پشتیبانی می کند، به شما امکان می دهد روشنایی و کنتراست سند را تنظیم کنید تا حالت خواندن صفحه نمایش راحت برای چشم ها داشته باشید. با کار در DjVu Reader، می توانید تصاویر و متن را در کلیپ بورد قرار داده و ذخیره کنید. در نمایه سازی صفحات و محتوا متفاوت است.


(در یک برگه جدید باز می شود)

Adobe Reader

Adobe Readerمحبوب ترین و قدرتمندترین نرم افزار برای کار با فایل های PDF است. نشریات چاپ مدرن چاپ شده با "چاپگر الکترونیکی" این قالب را دارند. داده شده است نرم افزار رایگانفقط برای خواندن، چاپ و تغییر جهت صفحات سند، بدون امکان ویرایش آنها در نظر گرفته شده است. این نرم افزار از زبان روسی پشتیبانی می کند و به عنوان یک افزونه در مرورگر شما تعبیه شده است. عملکرد کار با گرافیک سه بعدی را در اسناد، ایجاد کرد امضای الکترونیکی، جستجوی داده ها در شبکه از برنامه بدون باز کردن خاص مرورگر.


(در یک برگه جدید باز می شود)

ABBYY FineReader

ABBYY FineReader - مفید بسته نرم افزاریطراحی شده برای تشخیص متن از هر فرمت فایل گرافیکی و PDF در قالب های متنی قابل ویرایش. فناوری ABBYY به عنوان دقیق ترین و بدون خطاترین ابزار تشخیص متن طراحی شده است. این نرم افزار به صرفه جویی در زمان در بازنویسی دستی متن و تلاش برای بازتولید ساختار آن کمک می کند.

به عبارت دیگر، FineReader هنگامی که به قالب متن ترجمه می شود، فرم را به طور کامل تکرار می کند - سرفصل ها، فهرست مطالب، لیست های گلوله ای و شماره گذاری شده، پاورقی ها. این برنامه چند زبانه است، تقریباً 200 زبان در سراسر جهان را می شناسد و با آن کار می کند. متن به دست آمده پس از تشخیص را می توان با مقایسه آن با متن اصلی - مستقیماً در محیط نرم افزار ویرایش کرد.

ABBYY FineReader را به صورت رایگان دانلود کنید
(در یک برگه جدید باز می شود)

کار با اسناد زمان زیادی را از کاربران، به خصوص کارمندان اداری می گیرد. اما برنامه‌های زیادی وجود دارند که می‌توانند کار دستی را هنگام کار با اسناد با خودکار کردن برخی فرآیندها به طور قابل توجهی بهینه کنند. بسیاری از این راه حل ها آسان برای استفاده، بسیار راحت و ارزان هستند، و بنابراین در دسترس برای طیف گسترده ای از کاربران. چنین برنامه هایی در این مقاله مورد بحث قرار خواهند گرفت.

سازمان اسناد

کاربرانی که باید با تعداد زیادی از اسناد الکترونیکی، وضعیت زمانی کاملاً شناخته شده است که، حتی با وجود یک سیستم سختگیرانه از کاتالوگ ها و فهرست های فرعی، زمان زیادی برای یافتن سند مناسب نیاز است. یکی از گزینه های حل این مشکل استفاده از یک برنامه فهرست نویسی ویژه است که وظیفه اصلی آن سازماندهی و مرتب سازی داده ها است که در نهایت جستجوی سریع اطلاعات لازم را تضمین می کند. تنوع بسیار زیادی از این فهرست‌نویس‌ها در بازار وجود دارد و همه آنها بر فهرست‌نویسی دیسک‌ها، پوشه‌ها و فایل‌ها یا برخی اطلاعات بسیار تخصصی (فیلم، سکه، تمبر و غیره) متمرکز هستند. هر فهرست‌نویس جهانی که به شما امکان فهرست‌نویسی پوشه‌ها و فایل‌ها را می‌دهد، برای فهرست‌نویسی اسناد مناسب است. انواع مختلف. بهترین در میان چنین راه حل هایی بسته WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) است، اما بسیار گران است و قابلیت های آن برای بسیاری از کاربران به وضوح اضافی است. برای اکثر افراد، استفاده از بسته استاندارد WinCatalog کافی خواهد بود.

راه دیگر این است که اسناد مرتبط را در اسناد پیچیده با ساختار سلسله مراتبی ترکیب کنیم که در فایل های داده مربوط به این ساختارها ذخیره می شوند. در چنین اسناد ساختاری، پیمایش و یافتن بسیار راحت تر است اطلاعات لازمبه لطف قابلیت های ساختاری و جستجوی پیشرفته در سند. علاوه بر این، چنین ساختاری به شما امکان می دهد جستجوهای خارجی را انجام دهید و اسناد را بر اساس قطعات متن موجود در آنها جستجو کنید. به عنوان مثال، بسته Maple برای ایجاد اسناد با ساختار سلسله مراتبی طراحی شده است.

WinCatalog Standard

توسعه دهنده: WinCatalog.com

اندازه توزیع: 1.62 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

روش توزیع: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

قیمت: 200 روبل.

WinCatalog Standard یک فهرست نویس چند منظوره با کاربری آسان با رابط روسی زبان واضح است (شکل 1). این بسته به شما امکان می دهد داده ها را از هر رسانه ذخیره سازی که می تواند به رایانه متصل شود فهرست کنید: فلاپی دیسک، درایوهای سخت و شبکه، سی دی های معمولی و دیسک های صوتی، دیسک های فشرده و غیره. با کمک آن، می توانید هر پوشه و فایلی را بدون در نظر گرفتن مکان آنها مرتب و سازماندهی کنید. می‌توانید داده‌ها را به صورت دستی (مستقیماً در پوشه‌های مجازی) یا با اسکن دیسک‌ها (از جمله بایگانی‌های Zip واقع در آنجا) وارد کاتالوگ کنید - در این حالت، برای سهولت جهت‌یابی، پوشه‌ها و فایل‌های استخراج‌شده از دیسک‌ها بهتر است تا در پوشه‌های مجازی مرتب شوند. که به لطف پشتیبانی کشیدن و رها کردن عملیات زمان زیادی نمی برد.

برنج. 1. رابط استاندارد WinCatalog

مدیریت کاتالوگ عمومی آسان و راحت است. تقسیم داده‌ها به پوشه‌های موضوعی، جهت‌یابی را بسیار ساده می‌کند و قرارگیری پوشه‌ها و عناصر تودرتوی آن‌ها را می‌توان به راحتی با کشیدن و رها کردن تغییر داد. جستجوی پیشرفته (بر اساس نام، نظر، اندازه و تاریخ اصلاح؛ شکل 2)، پشتیبانی از عملیات Boolean و توانایی انتخاب یک پوشه خاص برای جستجو، و همچنین در نظر گرفتن کلمات کلیدی (آنها را می توان با احتیاط به عناصر دایرکتوری جداگانه اضافه کرد)، به شما امکان می دهد به سرعت سند مورد نظر را پیدا کنید و موارد تکراری را پیدا کنید - عناصر تکراری را از مجموعه حذف کنید. صادر کردن تمام یا بخشی از کاتالوگ مستندات به یک فایل CVS پردازش داده ها را در برنامه دیگری (مثلاً MS Excel) ممکن می کند، و صادرات به یک فایل HTML برای چاپ کاتالوگ راحت است.

برنج. 2. اسناد را در WinCatalog Standard جستجو کنید

افرا 6.25

توسعه دهنده: سیستم های اداری کریستال

اندازه توزیع: Maple - 5.3 MB، Maple Professional - 5.89 MB

کار تحت کنترل:ویندوز (همه نسخه ها)

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی 30 روزه: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe، Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

قیمت: Maple - 21.95 دلار، Maple Professional - 30.95 دلار

Maple یک مدیر اسناد با استفاده آسان است که به شما امکان می دهد مواد مختلف را در ساختارهای سلسله مراتبی ترکیب کنید و در نهایت اسناد ساختاریافته را به دست آورید: طرح های تجاری، گزارش ها، یادداشت های تحلیلی، بروشورها و غیره. در چنین درختان سند سلسله مراتبی، اطلاعات متنوع با وضوح بیشتری ارائه می شود و یافتن هر سندی بسیار آسان تر از فهرست نویسی استاندارد است. برای مشاهده اسناد ایجاد شده در Maple، به یک نمایشگر ویژه به نام Maple Reader نیاز دارید که می توانید آن را به صورت رایگان در آدرس زیر دانلود کنید: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2.51 مگابایت). این بسته دارای یک رابط کاربر پسند است (شکل 3) و یادگیری آن به قدری آسان است که حتی عدم بومی سازی برنامه به زبان روسی مانعی برای اکثر کاربران نخواهد بود و بنابراین این تصمیمرا می توان به گسترده ترین مخاطبان توصیه کرد.

برنج. 3. رابط برنامه افرا

مدیر در دو نسخه موجود است: Maple اصلی و توسعه یافته Maple Professional. از جمله تفاوت های اساسی نسخه توسعه یافته، وجود عملکردهای اضافی مانند جستجوی اسناد، بررسی دستور زبان، رمزگذاری فایل و پشتیبان گیری از ساختارهای سلسله مراتبی است.

اساس هر سند در Maple یک درخت سلسله مراتبی از گره ها است، سطح تودرتوی زیرگره ها که در آن، و همچنین تعداد آنها، نامحدود است. هر گره یک سند جداگانه است که نه تنها حاوی متن است (مستقیماً تایپ شده، از کلیپ بورد چسبانده شده یا از اسناد در قالب‌های RTF، DOC، WRI و HTML وارد شده است)، بلکه شامل مواد جدولی، نمودارها، پیوندهایی به بخش‌های اصلی سند یا فایل‌ها می‌شود. ، و غیره هنگام تهیه اسناد، می توان از مجموعه ای استاندارد از توابع برای کار با متن استفاده کرد: تغییر نوع فونت و اندازه، ایجاد لیست ها، قالب بندی پاراگراف ها، استفاده از سبک ها و غیره. ادغام با MS Word به شما امکان می دهد از غلطگیر املای داخلی استفاده کنید. MS Word برای بررسی گرامر و جستجوی مترادف ها نه تنها در انگلیسی، بلکه به زبان روسی. سیستم پشتیبان داخلی امکان ایجاد نسخه های پشتیبان فشرده از اسناد سلسله مراتبی (در فرمت های ZIP و CAB) را فراهم می کند. جادوگر رمزگذاری داخلی به شما کمک می کند اسناد حساس را با استفاده از الگوریتم رمزنگاری Blowfish رمزگذاری کنید. و ماژول جستجوی Finder به شما امکان می دهد اسناد لازم را بر اساس قطعه نام، نویسنده، نظرات، محتوا (شکل 4) و غیره به سرعت پیدا کنید.

برنج. 4. اسناد را بر اساس محتوا جستجو کنید
در آنها متن در Maple

دسترسی سریع به اسناد

فناوری آماده سازی رایانه ای اسناد فرض می کند که اسناد ایجاد شده متعاقباً به طور مکرر مورد استفاده قرار می گیرند. به عنوان مثال، هنگام توسعه یک سند جدید، ممکن است به یک یا دو پاراگراف از سند دیروز نیاز داشته باشید، یا سند جدید به طور کلی یک کپی از سند قدیمی است، اما با اطلاعات متغیر تغییر یافته و غیره.

متأسفانه کاربر همیشه نمی تواند نام یک سند مهم را که دیروز ایجاد شده است به خاطر بیاورد و گاهی اوقات کوچکترین ایده ای در مورد اینکه کجا آن را جستجو کند ندارد. البته، شما باید به اسناد نام های معنی دار بدهید و آنها را با رعایت فهرست نویسی واضح ذخیره کنید، اما، افسوس، به دلیل عجله، تماس های حواس پرتی و غیره، در غیر این صورت اتفاق می افتد. در نتیجه، جستجوی سند مورد نیاز می تواند زمان گرانبهای زیادی را صرف کند - به هر حال، به هیچ وجه این واقعیت نیست که بتوانید آن را از طریق لیست پیوندهای ویندوز به آخرین اسناد قابل دسترسی از طریق منوی استارت باز کنید. . نکته این است که این لیست:

  • محدود به 15 سند - این بدان معنی است که احتمال گنجاندن اسناد، به عنوان مثال، یک هفته پیش عملاً صفر است.
  • اگر بخشی از متن را به خاطر دارید، اما نام فایل را فراموش کرده اید، به شما اجازه نمی دهد سندی را بیابید.
  • شامل اسنادی با همان نام (اما در عین حال متفاوت) نمی شود که با یک نام ذخیره شده اند، اما در پوشه های مختلف، که مرتبط است، برای مثال، زمانی که با هم کار کردنبیش از سند با تشکیل چندین نسخه از آن.

یک مشکل دیگر وجود دارد - لیست اسناد اخیر ارائه شده در ویندوز یکی از کانال های نشت داده های محرمانه است، زیرا هر کاربر (از جمله مهاجم) می تواند از آن برای اطلاع از ماهیت فعالیت رایانه مالک استفاده کند. بنابراین، توصیه می شود که به طور منظم این لیست را پاک کنید، به عنوان مثال، با استفاده از ابزارهای کمکی برای حذف داده های "ناخواسته" از دیسک. در نتیجه، یک وضعیت به ظاهر متناقض ایجاد می شود: اگر کاربر به طور مرتب اطلاعات مربوط به اسناد اخیراً استفاده شده را برای اهداف امنیتی از بین ببرد، آنگاه از دست می دهد. دسترسی سریعبه آنها، و در غیر این صورت خطر تبدیل شدن به قربانی مزاحمان. با این حال، راهی برای خروج وجود دارد - می توانید از ابزار تخصصی ActualDoc استفاده کنید که گسترش می یابد ویژگی های ویندوزاز نظر کار با آخرین مدارک

اگر سند مورد نیاز مدتها پیش ایجاد شده است و بنابراین نمی تواند در لیست اسنادی که اخیراً باز شده است (هم در ویندوز و هم در لیست ActualDoc) ظاهر شود، باید به جستجوی آن متوسل شوید. مشکل دیگری در اینجا ایجاد می شود - به عنوان یک قاعده، کاربر نام سند (و همچنین تاریخ ایجاد آن) را به خاطر نمی آورد، اما می داند که کدام کلمات کلیدی در متن ظاهر می شود. این بدان معنی است که شما باید یک سند را با تکه هایی از متن موجود در آن جستجو کنید - افسوس ، اگرچه این کار را می توان با داخلی حل کرد با استفاده از ویندوزیا مثلا Word ولی خیلی متوسط. و نکته فقط این نیست که چنین جستجویی کاملاً واضح نیست و به آرامی انجام می شود - گاهی اوقات می توانید با این کار زندگی کنید. آنچه مهمتر است این است که همه فایل ها پیدا نخواهند شد - ویژگی های مورفولوژیکی زبان روسی در طول جستجو در نظر گرفته نمی شود، بنابراین فایل هایی که در آنها کلمات جستجو شده دارای پایان حروف متفاوت هستند، پیدا نمی شوند. در همان زمان، ابزارهای جستجوی تخصصی مانند "Snoop" (http://www.isleuthhound.com/ru/)، جستجوی برتر (http://superiorsearch.ru/)، "Archivarius 3000" و جستجوی Phoenix (http ://indexlab.net/)، می تواند به سرعت اسناد لازم را بدون توجه به مکان آنها پیدا کند. جذاب ترین راه حل های ذکر شده از نظر نسبت قیمت به کیفیت به نظر ما بسته Archivarius 3000 است.

ActualDoc 3.5

توسعه دهنده: نرم افزار Flexigen

اندازه توزیع:استاندارد - 4.1 مگابایت، حرفه ای - 3.6 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:استاندارد - نرم افزار رایگان (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe)، نرم افزار اشتراکی حرفه ای (نسخه آزمایشی 14 روزه - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc exe.)

قیمت: استاندارد - رایگان، حرفه ای - 19.95 دلار

ActualDoc یک مدیر اسناد اخیر است که اسناد استفاده شده را به خاطر می آورد و دسترسی سریع و ایمن به آنها را فراهم می کند. این برنامه ساده و شهودی است، دارای یک رابط کاربر پسند با پشتیبانی از زبان روسی (شکل 5) است و تقریباً به هیچ زمانی برای تسلط نیاز ندارد، به خصوص که با یک سیستم کمک جامع همراه است، و بنابراین می تواند به یک ابزار ضروری تبدیل شود. هم برای حرفه ای ها و هم برای کاربران خانگی.

برنج. 5. رابط برنامه ActualDoc

ActualDoc بارگیری تعداد نامحدودی از اسناد را در طول زمان پیگیری می کند توسط کاربر مشخص شده استدوره (پیش فرض - 60 روز)، پشتیبانی از بیش از 40 فرمت فایل (متن و فایل های گرافیکی، اسناد MS Office و اسناد HTML، فایل های PDF و غیره) و به شما امکان می دهد هر یک از آنها را به سرعت دانلود کنید. یافتن سند مورد نیاز در محیط برنامه مشکلی ندارد. اگر طومار اسنادی که او حفظ کرده است نسبتاً کوچک است، می توانید سند را مستقیماً از لیست انتخاب کنید. در غیر این صورت، عاقلانه تر است که ابتدا لیست کاندیداهای احتمالی را با فیلتر کردن محدود کنید (فیلتر بر اساس زمان ممکن است). Oفاصله، بر اساس پسوند و طبقه بندی) یا جستجو بر اساس نام سند (به طور کلی) یا با قطعه ای از متن موجود در آن (با این حال، جستجو در متن روسی همیشه موفق نیست). راه دیگری برای باز کردن سریع سند مورد نظر وجود دارد - از طریق نشانک های داخلی (همانطور که در اینترنت اکسپلورر; برنج 6)، که می تواند به اسناد فردی که اغلب استفاده می شود اختصاص داده شود و دسترسی به آنها را به میزان قابل توجهی افزایش دهد، زیرا نیازی به جستجو نیست. سند انتخاب شده در نمایشگر داخلی - برای مشاهده، جستجو و کپی کردن، و همچنین در یک برنامه خارجی - برای ویرایش موجود است و می تواند برای پردازش کامل، کپی انتخابی اطلاعات از آن، یا برای ارسال سند توسط ایمیل در عین حال، لیست اسناد خود را می توان از چشمان کنجکاو پنهان کرد و با یک رمز عبور محافظت کرد - در این حالت، فایل های اخیرا استفاده شده در منو نمایش داده نمی شوند. شروع -> اسناد.

برنج. 6. باز کردن یک سند از طریق یک نشانک
در ActualDoc

این بسته در دو نسخه ارائه می شود: استاندارد پایه رایگان و حرفه ای پولی. نسخه رایگان به شما اجازه نمی دهد اسناد را در بینندگان داخلی مشاهده کنید، از عملکرد جستجو استفاده کنید (در نتیجه، فقط می توانید اسناد را به صورت بصری جستجو کنید، لیست کامل یا فیلتر شده را مشاهده کنید)، دسته بندی های سفارشی ایجاد کنید و نشانک ها را ویرایش کنید.

Archivist 3000 (3.82)

توسعه دهنده:لیکا سافت

اندازه توزیع: 3 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی 30 روزه - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

قیمت:مجوز دانشجویی - 195 روبل، مجوز شخصی - 295 روبل، مجوز تجاری - 900 روبل.

« Archivist 3000 راه حل بهینه برای جستجوی سریع اسناد به 18 زبان مختلف (از جمله روسی، انگلیسی، آلمانی و فرانسوی) است که طیف وسیعی از کاربران را هدف قرار داده است. این برنامه دسترسی فوری به اسناد واقع در هارد دیسک، شبکه و درایوهای قابل جابجایی(CD، DVD، ZIP، و غیره)، و می تواند با انواع اسناد محبوب (فایل های PDF، اسناد MS Office، فایل های متنی و غیره) کار کند. می تواند در بایگانی ها (ZIP، RAR، و غیره)، در پیام های ایمیل (Outlook، Outlook Express، The Bat!، و غیره) و فایل های پیوست شده به آنها جستجو کند. علاوه بر این، جستجو در پایگاه‌های داده Lotus Notes و Lotus Domino و در پایگاه‌های داده پیام‌های ICQ، Odigo IM و Miranda IM پشتیبانی می‌شود.

این برنامه همراه با جستجوی منظم بر اساس کلمه کلیدی یا مجموعه ای از کلمات کلیدی، از حالت جستجوی پیشرفته با استفاده از آن پشتیبانی می کند توابع منطقیو می تواند اسناد را نه تنها بر اساس محتوا، بلکه بر اساس نام فایل، تاریخ اصلاح، اندازه، نوع سند، رمزگذاری و غیره جستجو کند (شکل 7). به لطف پشتیبانی کامل یونیکد، جستجوها نه تنها در اسناد به یک زبان، بلکه در اسناد چند زبانه نیز به درستی انجام می شود (به عنوان مثال، با متن به زبان روسی و آلمانی به طور همزمان). ممکن است جستجو از راه دوراسناد از طریق اینترنت با دسترسی بعدی به اسناد یافت شده از طریق هر مرورگر اینترنتی، به عنوان مثال، اینترنت اکسپلورر. نتایج جستجو را می توان در حالت گزیده ارائه کرد، زمانی که مهم ترین (مرتبط) قطعات اسناد انتخاب شده با برجسته کردن کلمات یافت شده نمایش داده می شود، و در حالت جدول، زمانی که اطلاعات مختصری در مورد اسناد نمایش داده می شود (شکل 8)، که توسط آن نمایش داده می شود. آنها را می توان مرتب کرد.

برنج. 7. اسناد را در محیط Archivist 3000 جستجو کنید

برنج. 8. گزینه هایی برای ارائه نتایج جستجو
در "Archivarius 3000"

پر کردن مدارک استاندارد

تهیه اسناد استاندارد بخش قابل توجهی از وقت آن دسته از کاربرانی را می گیرد که به عنوان بخشی از وظایف خود درگیر تهیه اسناد مختلف در شرکت های بیمه، بانک ها، دفاتر اسناد رسمی، شرکت های ارائه دهنده انواع خدمات و غیره می باشند. به عنوان یک قاعده، چنین اسنادی در ویرایشگر متن Word بر اساس اسناد پایه توسعه یافته اولیه ایجاد می شوند، که در آن برخی از اطلاعات متغیر به سادگی جایگزین می شوند. هیچ چیز پیچیده ای در این مورد وجود ندارد، اما با حجم زیاد اسناد، خطاها اجتناب ناپذیر است - به عنوان مثال، می توانید به طور تصادفی داده ها را در مکان اشتباهی که قرار است وجود داشته باشد وارد کنید یا چندین کلمه از سند را پاک کنید و غیره. بنابراین، مطلوب است که فقط فیلدهایی که داده ها باید در آنها وارد شوند برای ورودی باز باشند و تمام متن های دیگر مسدود شود. توسعه دهندگان امکان ایجاد چنین اسنادی را در Word فراهم کرده اند. کافی است یک سری الگو برای تمام اسناد استاندارد مورد استفاده در سازمان توسعه دهید، برای هر الگو برای جلوگیری از تغییر داده های دائمی (فرمان) ابزارها -> تنظیم حفاظت -> هرگونه تغییر به جز وارد کردن داده ها در فیلدهای فرم را ممنوع کنید) و کاربران را برای ایجاد اسناد با استفاده از الگوها آموزش دهید. برای اسناد استاندارد که اطلاعات متغیر نسبتاً کمی وجود دارد، چنین الگوهایی برای سرعت بخشیدن به روند آماده سازی اسناد و کاهش خطر خطاها کاملاً کافی خواهند بود.

با این حال، در عمل، بسیاری از اسناد استاندارد استفاده می شود که در آنها اطلاعات متغیر تا نیمی از حجم را می گیرد، و برخی از داده های متغیر چندین بار به یک شکل یا شکل دیگر تکرار می شوند (شکل 9) - برای مثال، نام کامل. در موارد مختلف کلمات مربوط به تاریخ ها یا مقادیر وارد شده و غیره. در این مورد، استفاده از قالب های Word کمک زیادی نمی کند، زیرا پر کردن اسناد حتی با استفاده از قالب ها زمان زیادی را می طلبد، زیرا تمام داده های متغیر باید به صورت دستی وارد شوند.

برنج. 9. نمونه سند با حجم زیاد
اطلاعات متغیر

یک ویژگی دیگر در تهیه اسناد استاندارد وجود دارد - اغلب لازم است نه یک سند، بلکه چندین سند به طور همزمان تهیه شود (به عنوان مثال، برای تنظیم یک توافق نامه بانکی در مورد افتتاح یک سپرده گذاری، سه یا چهار نوع توافق نامه مورد نیاز است. امضا). بنابراین، اطلاعات یکسان باید در اسناد مختلف وارد شود که این نیز زمان زیادی می برد و بر این اساس احتمال خطا افزایش می یابد. با استفاده از برنامه های تخصصی طراحی شده برای خودکارسازی فرآیند تهیه اسناد استاندارد، مانند AutoDoc یا Blitz Document، می توانید چنین اسنادی را بسیار سریعتر آماده کنید. این برنامه ها همچنین مبتنی بر استفاده از قالب هایی هستند که بر خلاف قالب های معمولی Word، نه تنها به شما امکان می دهند داده ها را در فیلدهای ارائه شده برای این کار وارد کنید (که کاربر باید مجموعه ای از فرم ها را با داده ها پر کند)، بلکه همچنین می تواند داده های وارد شده را به صورت برنامه ریزی شده تبدیل کند، به عنوان مثال می تواند اعداد را در کلمات، نزول کلمات و عبارات با توجه به موارد گرامری و غیره جایگزین کند. در نتیجه، اسناد لازم به سرعت پر می‌شوند و تعداد خطاهایی که می‌توان مرتکب شد یک مرتبه کمتر از زمانی است که آنها را به طور سنتی در Word آماده می‌کنیم. علاوه بر این، ایجاد اسناد استاندارد از طریق راهکارهای تخصصی نیز جذاب است، زیرا تمامی اسناد ایجاد شده به صورت خودکار فهرست‌بندی می‌شوند و یافتن هر یک از آنها در آینده مشکلی ندارد و کاربر ملزم به دانستن پیچیدگی‌های تهیه سند نیست، زیرا تمام ظرایف قانونی قبلاً در قالب ها در نظر گرفته شده اند.

AutoDoc 1.2

توسعه دهنده: EleWise

اندازه توزیع: 6 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 2000/XP/2003

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی محدود عملکردی - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

قیمت:"AvtoDoc-Personal" - 1980 روبل، "AvtoDoc-Server" - 2980 روبل، "AvtoDoc-Client" - 1490 روبل.

"AutoDoc" برنامه ای است که به شما امکان می دهد فرآیند پر کردن اسناد استاندارد را با استفاده از اسناد ایجاد شده با استفاده از MS خودکار و سرعت بخشید. قالب های وردو نگهداری آرشیو اسناد و سوابق ساخته شده با استفاده از این الگوها. فرآیند تولید اسناد جدید در آن بسیار خودکار است - فقط سناریوی تجاری مورد نظر را از لیست کلی سناریوها انتخاب کنید (یک سناریوی تجاری یک الگوی سفارشی شده است) و فرم ورودی را با داده های مورد نیاز پر کنید (شکل 10). سند ایجاد شده را می توان برای ویرایش بیشتر در Word مشاهده، ذخیره، چاپ یا باز کرد.

برنج. 10. ایجاد یک سند با استفاده از اسکریپت "AutoDoc".

تعداد اسکریپت‌های داخلی کم است (شکل 11)، اما می‌توان آن‌ها را با اسکریپت‌های سفارشی گسترش داد، فرآیند ایجاد آن‌ها با جزئیات و به وضوح در راهنما ارائه شده است و به طور کامل توسط جادوگر کنترل می‌شود و بنابراین در دسترس است. اکثر کاربران توسعه یک اسکریپت جدید شامل انجام پنج مرحله است: وارد کردن نام اسکریپت، ایجاد یک الگو، تعریف متغیرها، تنظیم و آزمایش اسکریپت و ذخیره آن برای ویرایش بیشتر (شکل 12). در نگاه اول، تهیه یک الگو ممکن است مشکلاتی ایجاد کند، زیرا باید به صورت دستی در Word ایجاد شود و این مستلزم دانش یک زبان برنامه نویسی است. اما در عمل همه چیز بسیار ساده تر است - کافی است درک کنید که متغیرها وارد شده اند بریس های فرفری، و علامت $ در مقابل آنها قرار می گیرد، تمام متن های دیگر به روش معمول چاپ می شوند (شکل 13). قالب های جدید را می توان نه تنها از ابتدا، بلکه بر اساس الگوهای موجود یا اسناد آماده ایجاد کرد - در حالت اول، فقط باید تنظیمات اسکریپت را تغییر دهید و آن را با تنظیمات تغییر یافته آزمایش کنید، و در حالت دوم، یک سند آماده، تغییر اطلاعات را با متغیرها جایگزین کنید و آن را به عنوان یک الگو مشخص کنید. متغیرها می توانند انواع مختلفی داشته باشند، از جمله آنهایی که اجازه می دهند:

  • داده ها را به طور همزمان در چندین فیلد وارد کنید: نام کامل، اطلاعات پاسپورت، جزئیات سازمان و غیره.
  • یک مقدار متغیر را از مجموعه ای از مقادیر انتخاب کنید.
  • انجام عملیات و تبدیل های مختلف: محاسبه درصد یک عدد یا مالیات بر ارزش افزوده یک مقدار، تبدیل یک عدد به یک رشته، وارد کردن تاریخ جاری و غیره.
  • نشان دادن یک کلمه یا عبارت در یک مورد خاص و غیره.

اسناد ایجاد شده بر اساس سناریوهای تجاری AutoDoc در قالب سوابق با ساختار واضح ذخیره می شوند و بنابراین در هر زمان می توانید سند مورد نظر را با فیلتر کردن یا جستجو پیدا کنید، آن را مشاهده کنید، چاپ کنید، آن را بازسازی یا حذف کنید.

برنج. 11. پنجره "AutoDoc" با لیستی از گروه های داخلی
سناریوهای تجاری

برنج. 12. توسعه یک اسکریپت جدید در AutoDoc

برنج. 13. نمونه ای از متن الگو در "AutoDoc"،
که در آن چهار متغیر ظاهر می شود: "تعداد"
"ماه"، "سازمان" و "نام کامل"

این برنامه در دو نسخه عرضه می شود: تک کاربره - "AvtoDoc-Personal" و چند کاربره (شبکه) که توسط دو ماژول - "AvtoDoc-Server" و "AvtoDoc-Client" ارائه می شود. در نسخه تک کاربره، تمامی اجزای سیستم بر روی کامپیوتر محلی قرار دارند و در نسخه چند کاربره، پایگاه داده اسکریپت ها، قالب ها و رکوردها بر روی سرور نصب می شود و در کامپیوترهای کاربر تنها قسمت کلاینت است. نصب شده است که امکان استفاده از تمام مواد AutoDoc ذخیره شده در سرور را فراهم می کند.

سند بلیتز 3.4.1

توسعه دهنده: BlitzSoft

اندازه توزیع: 991 کیلوبایت

کار تحت کنترل:ویندوز NT/2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی محدود عملکردی - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

قیمت: 500 روبل.

Blitz Document یک برنامه فشرده برای ایجاد خودکار اسناد استاندارد با استفاده از الگوهای اسکریپت است. این به شما امکان می دهد اسناد را به سرعت بر اساس الگوهای داخلی تولید کنید که تعداد آنها بیش از 30 است (شکل 14) یا اسکریپت های سفارشی که می توانند بر اساس الگوهای داخلی یا طرح بندی های خالی ایجاد شوند. ایجاد سند توسط اسکریپت آمادهبسیار ساده - فقط نوع اسکریپت را انتخاب کنید و دستورالعمل های جادوگر را دنبال کنید، که با وجدان کاربر را در تمام مراحل آماده سازی سند راهنمایی می کند (شکل 15). سند تمام شده را می توان در ویرایشگر متن داخلی مشاهده، چاپ، ویرایش کرد (داده های متغیر و ثابت را می توان تصحیح کرد) یا برای ویرایش در Word باز کرد.

برنج. 14. فهرست اسکریپت های Blitz Document داخلی

برنج. 15. ایجاد یک سند اسکریپت شده
سند بلیتز

توسعه قالب‌های ایجاد شده تا حدودی پیچیده‌تر است، اما در حد توانایی اکثر کاربران خواهد بود. درست است، تسلط بر این ویژگی مدتی طول می کشد، زیرا، متأسفانه، اطلاعات مرجع ارائه شده با برنامه برای کاربران به اندازه کافی آموزش دیده طراحی شده است (بسیار پراکنده است و هیچ تصویر یا نمونه ای ندارد). از نظر فنی، ایجاد یک الگوی جدید شامل دو مرحله است: انتخاب یک قالب داخلی یا طرح بندی که بر اساس آن توسعه خواهید داد. قالب جدید، و تنظیم مداوم داده های ثابت و متغیر موجود در آن (شکل 16). داده های ثابت به شکل واقعی خود وارد می شوند، اما نه مستقیماً در متن، بلکه از طریق جعبه های محاوره ای. اطلاعات متغیر نیز در طول گفتگو تنظیم می‌شوند و دیگر مستقیما وارد نمی‌شوند، اما با متغیرهایی با برچسب‌های عام جایگزین می‌شوند که با در نظر گرفتن زبان توصیف اسکریپت مورد استفاده در برنامه طراحی شده‌اند. اسکریپت ها نه تنها می توانند متن وارد شده در طول تولید سند را نمایش دهند، بلکه می توانند آن را با استفاده از سیستمی از دستورات جایگزین یا تبدیل داده تغییر دهند. به عنوان مثال ارائه شده است:

برنج. 16. توسعه یک قالب جدید بر اساس طرح
در سند Blitz

  • انحطاط کلمات و عبارات با توجه به موارد دستوری;
  • تبدیل اعداد به رشته؛
  • تبدیل تاریخ های تقویم به رشته؛
  • انجام هر گونه محاسبات مورد استفاده در اسناد حقوقی و تجاری؛
  • تغییر متن بسته به مقدار داده های وارد شده و غیره.

ایجاد شده با Blitz اسناد سنددر مجلات حسابداری ساختاریافته ذخیره می شوند - این به شما امکان می دهد به سرعت در اسناد پیمایش کنید و تقریباً فوراً به مواد لازم برای مثال برای چاپ آنها دسترسی پیدا کنید. علاوه بر این، اسناد را می توان در فایل های مجازی گروه بندی کرد، که برای دسترسی سریع به مطالب مربوط به یک موضوع یا شی خاص که در پایگاه داده ظاهر می شود، راحت است.

متن OCR در اسناد اسکن شده

کاربرانی که اغلب مجبورند اسناد کاغذی (صفحه‌های کتاب، روزنامه، مجله یا فکس) را به قالب الکترونیکی قابل ویرایش تبدیل کنند، نمی‌توانند بدون سیستم تشخیص کاراکتر یا سیستم OCR (تشخیص کاراکتر نوری) که برای وارد کردن خودکار متن از اسناد کاغذی طراحی شده است، کار کنند. به یک کامپیوتر از نظر تئوری می توانید استفاده کنید برنامه FineReaderاز ABBYY یا CuneiForm از Cognitive Technologies - هر دو در عملکرد قابل اعتماد هستند و دقت تشخیص بالایی دارند. اما بسته FineReader دارای یک نسخه ساده و مقرون به صرفه برای کاربران خانگی، ABBYY FineReader 8.0 Home Edition است که آن را برای مخاطبان وسیع تری جذاب می کند.

ABBYY FineReader 8.0

توسعه دهنده: نرم افزار ABBYY

اندازه توزیع: 40.5 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 98/Me/NT 4.0/2000/XP

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی FineReader Home Edition وجود ندارد، یک نسخه آزمایشی با عملکرد محدود از FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

قیمت: FineReader Home Edition - 990 RUR، FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader - راه حل کاملبرای تشخیص اسنادی که در آنها نه تنها متن تشخیص داده می شود، بلکه طراحی نیز، انتقال دقیق جداول، تصاویر و تقسیم متن به ستون ها را تضمین می کند (شکل 17). استفاده از این برنامه آسان است، می تواند اسناد چند زبانه (179 زبان پشتیبانی می شود) و اسناد چند صفحه ای را تشخیص دهد. امکان تشخیص کل سند یا آن وجود دارد صفحات منفرد. نتیجه را می توان در یکی از فرمت های رایج ذخیره کرد: RTF، DOC، XLS، HTML، TXT یا PDF. امکان ذخیره گام به گام نتایج شناسایی برای حذف خطاها وجود دارد. صادرات نتایج شناسایی به طور مستقیم به Microsoft Word، Excel، Lotus Word Pro، Corel WordPerect و Adobe Acrobat. جستجوگر املای داخلی (برای 36 زبان) به سرعت بخشیدن به بررسی نتیجه کمک می کند و ادغام با مایکروسافت ورد به شما این امکان را می دهد که برنامه را مستقیماً از Word فراخوانی کنید، بدون اینکه حواس شما از کار با متن پرت شود.

برنج. 17. نتیجه تشخیص سند
در ABBYY FineReader Home Edition

این برنامه در دو نسخه ارائه شده است: FineReader Home Edition، طراحی شده برای مبتدیان، و FineReader Professional Edition، برای حرفه ای ها. نسخه حرفه ای به شما امکان می دهد پارامترهای تشخیص را مدیریت کنید (تغییر حالت، انجام تشخیص با آموزش) و دارای مجموعه ای غنی تر از توابع تشخیص (تشخیص فایل های PDF گرفته شده است. دوربین دیجیتالمتون و غیره). علاوه بر این، نسخه حرفه‌ای فرمت‌های ذخیره‌سازی متفاوت‌تری را ارائه می‌کند، توانایی تشخیص بارکد و تشخیص سریع اسکرین‌شات‌ها را با استفاده از ابزار Screenshot Reader اضافه می‌کند.

تبدیل اسناد از فرمت PDF

تمام اسناد فنی امروز در قالب PDF برای مشاهده اسنادی که می توانید در آنها استفاده کنید ارائه می شود ابزار رایگان Adobe آکروبات ریدر. اما اغلب هنگام تهیه اسناد خود یا ویرایش مطالب در قالب PDF (به عنوان مثال، مقاله، قرارداد، گزارش و غیره) نیاز به استفاده از قطعات فایل های PDF وجود دارد. در حالت اول، شما باید تکه‌هایی از متن و/یا تصاویر را از فایل‌های PDF استخراج کنید (از لحاظ نظری، این کار را می‌توان با استفاده از ابزارهای داخلی Acrobat Reader انجام داد، اما با نتایج بسیار متوسط). در حالت دوم، شما باید اسناد PDF را به یک فرمت قابل ویرایش (مثلا به فرمت Word) تبدیل کنید و در عین حال طراحی سند اصلی را حفظ کنید، که حتی در Acrobat Reader نیز پیش بینی نشده است. در چنین مواردی، ابزارهای ویژه ای به کمک می آیند که جذاب ترین بسته ها ABBYY PDF Transformer و PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) هستند. ما به اولین آنها نگاه خواهیم کرد - اگرچه گران تر است، اما دارای یک رابط به زبان روسی است و به شما امکان می دهد فایل های PDF را به چندین فرمت قابل ویرایش تبدیل کنید و می توانید نه تنها متن انگلیسی، بلکه متن روسی را نیز به درستی تشخیص دهید.

ABBYY PDF Transformer 2.0

توسعه دهنده:نرم افزار ABBYY

اندازه توزیع: 52 مگابایت

کار تحت کنترل: Windows 2000 (SP2 یا بالاتر)/XP/Server 2003

روش توزیع:اشتراک افزار (نسخه آزمایشی 15 روزه - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

قیمت: 1490 روبل.

ABBYY PDF Transformer - ابزاری برای تبدیل اسناد PDF به فرمت اسناد مایکروسافت Word (شکل 18)، اکسل، و همچنین فایل های HTML و TXT. این بسته دارای یک رابط بصری است و استفاده از آن بسیار آسان است، بنابراین حتی کاربران تازه کار نیز می توانند بر آن مسلط شوند.

ABBYY PDF Transformer می تواند هر فایل PDF، از جمله فایل های بدون لایه متنی را تبدیل کند (این گونه فایل ها اغلب از اسناد اسکن شده به دست می آیند و تصویری از متن را نشان می دهند)، و به درستی فایل های PDF حاوی هر ترکیبی از زبان های پشتیبانی شده (از جمله روسی و روسی) را پردازش می کند. انگلیسی). این ابزار به طور دقیق طراحی سند منبع (تصاویر، جداول، طرح ستون، پیوندها) را حفظ می کند و به شما امکان می دهد گزینه های تبدیل و ذخیره را مدیریت کنید. به عنوان مثال، می توانید به وضوح مناطقی را که برنامه باید به عنوان متن یا تصویر درک کند (که برای فایل های PDF با طراحی پیچیده مهم است) تعریف کنید، سند تمام شده را با همان طرح اصلی یا به عنوان یک ستون ذخیره کنید. متن (با یا بدون عکس - اختیاری) و غیره در صورت لزوم، امکان تبدیل انتخابی صفحات منفرد یا حتی قطعات آنها وجود دارد. علاوه بر این، ABBYY PDF Transformer همچنین می تواند تبدیل معکوس را انجام دهد و به شما امکان می دهد فایل های PDF را از اسناد Microsoft Word ایجاد کنید. جداول اکسلارائه‌های پاورپوینت، نمودارهای Visio و فایل‌های HTML، و همچنین تقریباً از هر برنامه‌ای که از چاپ سند پشتیبانی می‌کند (این کار از طریق PDF-XChange برای چاپگر مجازی ABBYY PDF Transformer 2.0 اجرا می‌شود).