Поиск данных с помощью фильтров. Виды фильтров
Поиск данных с помощью фильтров.
Быстрый поиск данных
Обработка данных в БД.
Программа позволяет производить поиск записей, в которых значения определенного поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной. Чтобы осуществить быстрый поиск данных необходимо:
1.Открыть БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.
2. Ввести команду Правка – Найти… Появится диалоговая панель Поиск . В поле Образец : необходимо ввести искомый текст, а в поле Совпадение : выбрать пункт с любой часть поля .
Гораздо больше возможностей для поиска данных в БД представляют фильтры . Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, <, > и т. д.)
Простые фильтры содержат условие отбора записей только для одного поля. Сложные фильтры содержат несколько условий для различных полей. В результате применения сложного фильтра будут отобраны только те записи, которые удовлетворяют всем условиям одновременно.
1. Открыть таблицу БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.
2. Ввести команду Записи – Фильтр – Изменить фильтр. В появившемся окне таблицы ввести условия поиска в соответствующих полях. Фильтр создан
3. Ввести команду Записи – Применить фильтр. В появившемся окне таблицы будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.
Запросы осуществляют поиск данных в БД так же, как и фильтры. Различие между ними состоит в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.
Запрос является производны объектом от таблицы. Однако результатом выполнения запроса является также таблица, то есть запросы могут использоваться вместо таблиц. Например, форма может быть создана как для таблицы, так и для запроса.
Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Запросы, как и фильтры, бывают простые и сложные. Простой запрос содержит одно условие, а сложный запрос содержит несколько условий для различных полей. В процессе создания запроса можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе. Создадим сложный запрос по выявлению оптимального провайдера в БД «Провайдеры Интернета».
- В окне выделить группу объектов Запросы и выбрать пункт Создание запроса с помощью конструктора .
- На диалоговой панели Добавление таблицы выбрать таблицу «Провайдеры Интернета», для которой создается запрос. Щелкнуть по кнопке Добавить .
- В окне запроса в строке Поле: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, для которых будут заданы условия. В строке Условие отбора : ввести условия для выбранных полей. В строке Вывод на экран : задать поля, которые будут представлены в запросе.
- Сохранить запрос под именем Запрос 1 с помощью команды Файл – Сохранить как…
- В окне Провайдеры Интернета: база данных выделить Запрос 1 и щелкнуть по кнопке Открыть . В появившемся окне запроса будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска.
Фильтр - это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать .
Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.
При фильтрации выбираются только необходимые данные, а остальные данные скрываются. Таким образом, отображается только то, что вы хотите увидеть, и это можно сделать одним щелчком.
При фильтрации данные никак не изменяются. Как только фильтр удален, все данные появляются снова в том же виде, в каком они были до применения фильтра.
В Excel доступны две команды для фильтрации списков:
- Автофильтр , включая фильтр по выделенному, для простых условий отбора.
- Расширенный фильтр для более сложных условий отбора.
Автофильтр
Для включения Автофильтра нужно выделить любую ячейку в таблице, затем на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажать большую кнопку :
После этого в шапке таблицы справа от каждого заголовка столбца появится кнопка со стрелкой вниз :
Щелчок по стрелке открывает меню со списком для соответствующего столбца. В списке содержатся все элементы столбца в алфавитном или числовом порядке (в зависимости от типа данных), так что можно быстро найти требуемый элемент:
Если нам нужен фильтр только для одного столбца, то можно не выводить кнопки со стрелкой для остальных столбцов. Для этого перед нажатием кнопки выделяем несколько ячеек нужного столбца вместе с заголовком.
Фильтрация по точному значению
Включаем Автофильтр , щелкаем по кнопке со стрелкой и выбираем из раскрывшегося списка какое-нибудь значение. Для того, чтобы быстро выделить все элементы столбца или снять выделение со всех элементов, щелкните по пункту (Выделить все) :
При этом все строки, в поле которых не содержится выбранное значение, скрываются.
При выполнении лабораторной работы, выделяем результат фильтрации, копируем на другое место листа и подписываем.
Для выключения Автофильтра нужно еще раз нажать кнопку .
Для отмены действия фильтра, не выходя из режима фильтрации, щелкаем по кнопке и выбираем из раскрывшегося списка пункт (Выделить все) . При этом появляются скрытые фильтром строки таблицы.
Признаки фильтрации данных
Фильтры скрывают данные. Именно для этого они и предназначены. Однако, если о фильтрации данных не известно, может возникнуть впечатление, что некоторые данные пропущены. Вы могли, например, открыть чей-нибудь отфильтрованный лист или даже забыть, что сами ранее применили фильтр. Поэтому когда на листе есть фильтры, можно обнаружить различные визуальные указатели и сообщения.
(находится слева внизу окна). Исходное состояние:
Сразу после фильтрации данных итог применения фильтра отображаются в левом нижнем углу строки состояния. Например, “Найдено записей: 2 из 11 ”:
Номера строк . По прерывистым номерам строк можно сказать, что некоторые строки скрыты, а изменившийся цвет номеров видимых строк указывает на то, что выделенные строки являются результатом отбора фильтра.
Вид стрелок . Изменение стрелки автофильтра в отфильтрованном столбце на указывает на то, что данный столбец отфильтрован.
”
“” - это еще один универсальный фильтр, который можно применять к столбцам с числами или датами.
“” - это очень условное название. На самом деле возможности этого фильтра гораздо шире. С помощью этого фильтра можно находить или первые элементы или последние элементы (наименьшие или наибольшие числа либо даты). И, вопреки названию фильтра, получаемые результаты не ограничиваются первыми 10 элементами или последними 10 элементами. Число отображаемых элементов можно выбирать от 1 до 500.
” позволяет также отбирать данные по проценту от общего числа строк в столбце. Если в столбце содержится 100 чисел и требуется просмотреть наибольшие пятнадцать, то выбираем 15 процентов.
Фильтр можно использовать для нахождения продуктов с наибольшими или наименьшими ценами, для определения списка сотрудников, нанятых последними по времени, или для просмотра списка студентов с наилучшими или наихудшими отметками. Чтобы применить фильтр “” к столбцу данных (только числа или даты!!! ), щелкаем в столбце стрелку и выбираем пункт Числовые фильтры далее :
После этого откроется диалоговое окно Наложение условия по списку :
В диалоговом окне выбираем число (строк или процентов), наибольших или наименьших , элементов списка или % от количества элементов .
Создание собственных настраиваемых фильтров
Например, нам нужно вывести только строки с должностями, начинающимися с буквы ‘Д ’. Для этого щелкаем по стрелке автофильтра в первом столбце и выбираем Текстовые фильтры , затем пункт начинается с… :
При этом появится диалоговое окно (какой бы пункт справа вы бы ни выбирали, все равно появится одно и то же диалоговое окно.):
В поле Должность выбираем – начинается с , справа вводим д :
В окне есть подсказка:
Знак вопроса “? ” обозначает один любой знак.
Знак “* ” обозначает последовательность любых знаков.
В таблице, содержащей сотни или тысячи записей, бывает довольно трудно найти нужную информацию. Microsoft Access представляет несколько средств поиска и просмотра информации.
¨ Поиск записей по тексту, содержащемуся в любом из полей.
¨ Расстановка записей по возрастанию или убыванию значений конкретного поля.
¨ Изменение количества отображаемых записей с помощью фильтра.
Поиск текста в записях
Поиск одной или нескольких записей с нужным текстом, удобно осуществлять средствами поиска. С помощью команды Найти из меню Правка или кнопки Найти с панели инструментов Таблица в режиме таблицы введите искомый текст и затем укажите, должна ли Access искать во всех полях или же только в текущем, определите положение текста внутри поля и установите, нужно ли при поиске учитывать регистр символов. Отыскав первую подходящую запись, Access выделит искомый текст. После этого Вы можете либо продолжить, либо отменить поиск.
Поиск текста в текущем поле:
1. Отобразите таблицу в Режиме таблицы .
2. Щелкните столбец, в котором Вы надеетесь найти нужный текст.
3. Щелкните кнопку Найти на панели инструментов Таблица в режиме таблицы.
4. Введите искомый текст. Если при поиске нужно учитывать регистр символов, щелкните флажок С учетом регистра , иначе – сбросьте флажок.
5. Для начала поиска щелкните кнопку Найти.
6. Для перехода к следующей записи, содержащий заданный текст, щелкните кнопку Найти далее .
7. Для закрытия диалогового окна и возврата в таблицу щелкните кнопку Закрыть .
Поиск текста во всех полях:
1. Отобразите таблицу в Режиме таблицы.
2. Щелкните кнопку Найти на панели инструментов Таблица в режиме таблицы.
3. Введите искомый текст.
4. Сбросьте флажок Только в текущем поле.
5. Для начала поиска щелкните кнопку Найти.
6. Для перехода к следующей записи, содержащий заданный текст, щелкните кнопку Найти далее.
7. Для закрытия диалогового окна и возврата в таблицу щелкните кнопку Закрыть.
Изменение порядка записей в таблице
Сортировкой можно изменить последовательность записей в таблице, расположив их по возрастанию или по убыванию значений выбранного поля. Сортировку можно задать по нескольким полям.
Расположение записей по возрастанию значений одного поля:
1. Установите курсор в любом месте столбца, по полям которого хотите отсортировать записи.
2. Щелкните кнопку Сортировка по возрастанию на панели инструментов Таблица в режиме таблицы.
Сортировка записей по нескольким полям
При изменении порядка записей в таблице иногда требуется задать сортировку более чем по одному полю. Такая операция называется комбинированной сортировкой . В этом случае поля должны следовать в таблице друг за другом. Access сама отсортирует их слева направо - лишь укажите нужные поля. Например, чтобы составить список клиентов и контактирующих с ними сотрудников, сначала отсортируйте записи по полю Клиент , а затем – по полю Сотрудник .
Сортировка записей по нескольким полям:
1. Отобразить таблицу в Режиме таблицы .
2. Щелкните заголовок первого столбца, на основе значений которого хотите отсортировать записи, и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вправо по столбцам, чтобы задать и их поля.
3. Для сортировки записей по возрастанию или по убыванию щелкните кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов Таблица в режиме таблицы .
Поиск и замена текста в таблице
Иногда при обновлении данных таблицы необходимо внести одинаковые изменения сразу в несколько записей. Для поиска и замены фрагмента текста во всей таблице используется механизм замены. Access позволяет задавать либо каждую замену по отдельности, либо все сразу. Кроме того, Вы можете указать направление поиска, необходимо учитывать регистр символов, а также задать проверку на совпадение со всем полем или с его частью.
Поиск и замена текста:
1. Отобразить таблицу в Режиме таблицы .
2. Щелкните столбец, в котором Вы рассчитываете найти искомый текст.
3. Щелкните меню Правка и затем команду Заменить .
4. В поле Образец введите текст, подлежащий замене.
5. В поле Заменить на введите новый текст.
6. Для поиска первого упоминания текста щелкните Найти далее .
7. Для замены первого найденного фрагмента текста щелкните кнопку Заменить , для замены всех найденных фрагментов – кнопку Заменить все , а для перехода к следующему фрагменту – кнопку Найти далее .
8. Закончив работу, щелкните кнопку Закрыть .
Просмотр заданных записей с помощью фильтра
Фильтр позволяет отображать на экране не все записи таблицы, а только нужные. Access фильтрует записи по одному или нескольким полям, после чего отображает только те из них, которые удовлетворяют заданным условиям. Для придания таблице первоначального вида отключите фильтр.
Фильтрование таблицы по выделенному:
1. Отобразить таблицу в Режиме таблицы .
2. Установите курсор в поле, по которому хотите задать фильтрование.
3. Щелкните кнопку Фильтр по выделенному (1 кнопка) на панели инструментов Таблица в режиме таблицы . В нижней части окна таблицы появится сообщение о количестве записей, удовлетворяющих критериям Вашего фильтра. Буквы ФЛТР в строке состояния означают, что фильтр активен.
Отключение фильтра:
Щелкните кнопку Удалить фильтр (3 кнопка) на панели инструментов Таблица в режиме таблицы . Из строки состояния исчезнут буквы ФЛТР .
Сохранение фильтра
Если Вы предполагаете, что созданный Вами сложный фильтр или критерии фильтрования могут пригодиться снова, сохраните их в виде запроса. Хотя запросы имеют некоторые уникальные возможности, которые выходят за пределы возможностей фильтров, в данном случае Вы можете создать простой запрос, чтобы сохранить уже созданный фильтр.
Сохранение фильтра как запроса:
Режиме таблицы.
2. Щелкните меню Записи , установите указатель мыши на команду Фильтр и в появившемся подменю щелкните команду Расширенный фильтр . В окне расширенного фильтра Вы увидите принятую схему условий отбора записей.
3. Щелкните меню Файл и затем – команду Сохранить как запрос .
4. Введите в текстовое поле Имя запроса имя сохраняемого запроса.
5. Для сохранения фильтра в виде запроса щелкните кнопку ОК . Имя сохраненного запроса появится во вкладке Запросы окна базы данных.
Создание сложных фильтров с помощью Конструктора фильтров
В Access для разработки сложных фильтров можно воспользоваться Конструктором. Когда Вы вписываете в одну вкладку несколько условий одновременно, то создаете И-фильтр . Он отображает только записи, удовлетворяющие всем заданным во вкладке критериям. Записи, удовлетворяющие одному из нескольких условий, просматривают с помощью ИЛИ-фильтра . При его применении отображаются все записи, соответствующие любому из условий, заданных во вкладке Найти или в любой из активных вкладок Или .
Создание И-фильтра:
1. Отобразите отфильтрованную таблицу в Режиме таблицы.
1. Щелкните кнопку Изменить фильтр (2 кнопка) на панели инструментов Таблица в режиме таблицы .
2. Если необходимо отказаться от установок предыдущего фильтра, щелкните кнопку Очистить бланк на панели инструментов Фильтр .
3. Щелкните пустую ячейку под заголовком поля, значения которого Вы хотите использовать для фильтрования.
4. Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите значение поля, по которому будет проведено фильтрование. Чтобы фильтр работал правильно, текст, вводимый в ячейку бланка конструктора фильтра, заключите в кавычки.
5. Выполните аналогичные действия для каждого поля, задаваемого для фильтрования.
6. Щелкните кнопку Применение фильтра на панели инструментов Фильтр .
Создание ИЛИ-фильтра:
1. Отобразить таблицу в Режиме таблицы .
2. Щелкните кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Таблица в режиме таблицы .
3. Если необходимо отказаться от установок предыдущего фильтра, щелкните кнопку Очистить бланк на панели инструментов Фильтр .
4. Щелкните пустую ячейку под заголовком поля, значения которого Вы хотите использовать для фильтрования.
5. Щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите значение поля.
6. Выполните аналогичные действия для каждого поля, заданного для фильтрования. Любое из них задает дополнительные критерии отбора записей.
7. Для задания дополнительных условий фильтрования щелкните вкладку Или внизу окна Конструктора.
8. Щелкните кнопку Применение фильтра на панели инструментов Фильтр .
Сортировка данных (в режиме таблицы)
Сначала следует выделить поле, по которому надо произвести сортировку данных (т. е. надо выделить весь столбец нашей таблицы), для чего достаточно щелкнуть на имени поля в заголовке таблицы. Затем нужно щелкнуть на одной из двух кнопок:
С помощью первой из этих кнопок производится сортировка текстовых данных по алфавиту , а числовых - по возрастанию, с помощью второй данные сортируются в обратном порядке.
Фильтрация данных (в режиме таблицы)
Иногда бывает необходимо увидеть на экране не все записи базы данных (строки таблицы), а лишь те из них, которые отвечают определенным условиям. Этот процесс называется фильтрацией или выборкой данных.
Чтобы осуществить выборку необходимых данных, следует:
1. Выполнить команду Записи, Фильтр, Изменить фильтр.
2. Щелкнуть на имени требуемого поля в списке и ввести условие (маску) выбора.
3. Выполнить команду Фильтр, Применить фильтр.
На экране появится таблица, которая будет содержать строки, данные которых отвечают указанному условию. Чтобы вновь увидеть всю таблицу целиком, следует выполнить команду Записи, Удалить фильтр.
В условиях помимо математических равенств и неравенств можно использовать знак «*», который заменяет собой любую последовательность символов, или знак «?», заменяющий один символ.
Ниже приведены варианты условий выборки данных из нашей базы и результаты выборки.
Условие: зарплата: >=200 (сотрудники, у которых зарплата больше или равна 200)
код | Фамилия | Имя | Телефон | Зарплата |
1 | Иванов | Егор | 200 |
|
3 | Ефимов | Евгений | 210 |
Условие: имя: Н* (сотрудники, имена которых начинаются на букву Н)
код | Фамилия | Имя | Телефон | Зарплата |
2 | Семенов | Николай |
Since the view you get after you apply a filter contains only records with the values that you selected, the rest of the data remains hidden until you clear the filter.
Note: Columns in datasheets and controls in forms and reports that are bound to expressions do not support filtering.
There are several types of filters and some of them are easy to apply and remove. Access contains some common filters that are built into every view. The availability of filter commands depends on the type and values of the field.
For example, to view the records of people whose birthdays fall during a specific month, click the BirthDate column, on the Home tab in the Sort & Filter group, click Date Filters , and then select the required date period.
1. The filters that are available to you depend on the data type in the selected column.
2. All Dates in Period filter ignores the day and year portion of the date values.
In this filtered view, you see only the records in which the month portion of the BirthDate field is set to April.
1. The filter icon in the column header and the record navigator bar indicates that the current view is filtered on the BirthDate column.
2. In the datasheet view, when you hover, the mouse, over the column heading, you will see the current filter criterion.
Note: When you apply a filter to a column that is already filtered, the previous filter is automatically removed. Though only a single filter can be in effect for a field at a time, you can specify a different filter for each field in the view.
For example, to see the names of contacts that live in the UK whose birthdays fall in April, you can filter the Contacts table on the CountryRegion field and also on the BirthDate field. When you filter multiple fields in a single view, the filters are combined by using the AND operator, like this:
CountryRegion = UK AND month of BirthDate = April
To revert to unfiltered view: Remove the filters. Removing a filter temporarily removes it from the view, so that you can switch back to the original, unfiltered view.
To switch between the filtered and unfiltered views: in the Sort & Filter group on the Home tab, click Toggle filter .
To permanently remove a filter from a view: Clear the filter. To learn how to clear filters, see the section .
Filter settings will remain in effect until you close the object, even if you switch to another view of the object. In other words, if you filter a form in Datasheet view, the filter settings will still be in effect even if you switch to Form view or Layout view, and will remain in effect until you close the form. If you save the object while the filter is applied, it will be available the next time that you open the object. To learn about saving a filter, see the section in this article.
Select and apply a filter type
You can select from several ready-to-use filters for a data type. These filters are available as menu commands in the following views: Datasheet, Form, Report, and Layout. In addition to these filters, you can also filter a form or datasheet by completing a form (called Filter by Form).
If you want more flexibility, and if you are comfortable writing expressions, you can create your own filters by using the options on the Filter document tab.
Select from the following types of filters:
Remove or reapply a filter
To switch to the unfiltered view of data, remove the filters by clicking Filtered on the record navigator bar to revert to the full view.
When you remove the current filters, the filters are temporarily removed from all of the fields in the view. For example, if you first apply filters on the CountryRegion and BirthDate fields, and then remove the filters, you see all of the records again.
To reapply the most recent filters, click Unfiltered on the record navigator bar.
Clear a filter
Clear a filter when you no longer need it. Clearing a filter deletes it from the view, and you can no longer reapply it by clicking Unfiltered on the status bar. You can clear a single filter from a single field, or clear all filters from all fields in the view.
To clear a single filter from a single field: Right-click the filtered column or control, and then click Clear filter from field name .
To clear all filters from all fields: On the Home tab, in the Sort & Filter group, click Advanced , and then click Clear All Filters on the shortcut menu.
Save a filter
It might be useful to save a filter if you will be using it again. The filter settings that are in effect at the time when you close a table, query, form, or report are automatically saved along with the object, and they are available for reapplying. However, by default, the filter settings are not automatically applied for you when you next open the object.
To ensure that the current filters are automatically applied when you next open a table, query, form, or report, from the object"s property sheet, set the object"s FilterOnLoad property to Yes . The FilterOnLoad property is applied the next time you open the object. Whenever you change this setting, you must close the object and reopen it in order to apply the new setting.
Note: The FilterOnLoad property setting is only applied when the object loads. Setting this property for an object in Design view and then switching to another view will not cause the setting to be applied. You must close and reopen the object for changes to the FilterOnLoad property setting to take effect..
Поиск с помощью автофильтра
Поиск с помощью формы данных
Форма данных представляет собой средство для поиска и редактирования записей, которые удовлетворяют простому или множественному критерию сравнения. В форме данных условия в критерии должны соответствовать логической операции и . Здесь нельзя использовать логическую операцию или и конструировать вычисляемые критерии. В форме данных при вводе критерия для поиска некоторого фрагмента текста всегда считается, что шаблон поиска заканчивается символом *.
Поиск с помощью формы данных производится следующим образом:
1. Поместите указатель ячейки в любое место внутри списка.
2. Выберите команду Данные | Форма, затем нажмите кнопку Критерии (рис. 8.4).
Рис. 8.4. Поиск с помощью формы данных
3. В открывшемся окне введите критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад.
Автофильтр позволяет вывести на рабочий лист все записи, удовлетворяющие заданному критерию. Автофильтр предлагает три метода фильтрации данных:
Установку необходимых значений полей для поиска точного соответствия рис. 8.5);
Рис. 8.5. Поиск с помощью автофильтра по точному соответствию
Применение пользовательского автофильтра Условие - позволяет осуществить поиск близкого соответствия на основе критериев и/или (рис. 8.6);
Использование команды Первые 10 (рис. 8.7) для отбора некоторого количества наибольших или наименьших элементов списка (в основном необходимо хотя бы одно поле с числами).
Рис. 8.6. Поиск с помощью пользовательского автофильтра
Рис. 8.7. Окно Наложение условия по списку
Поиск с помощью автофильтра производится в следующем порядке:
1. Установите указатель ячейки в список данных.
2. Выполните команду Данные | Фильтр | Автофильтр. Возле каждого поля строки заголовка появятся раскрывающиеся списки в виде кнопки с треугольником.
3. Перейдите к необходимому полю.
4. Выберите необходимый критерий поиска или воспользуйтесь пользовательским автофильтром Условие.
5. Для включения в критерий другого поля возвратитесь к пункту 1.
Расширенный фильтр позволяет одновременно или по отдельности применять операции и, или и составлять вычисляемые критерии.
Поиск с помощью расширенного фильтра предполагает использование следующей методики:
1. Подготовить диапазон критериев для расширенного фильтра:
Верхняя строка должна содержать заголовки полей, по которым будет производиться отбор (точное соответствие заголовкам полей списка);
Условия критериев поиска записываются в пустые строки под подготовленной строкой заголовка, причем следует учитывать, что:
Выполнение условия и требует располагать критерии поиска рядом в одной строке;
Выполнение условия или требует располагать критерии в разных строках;
Поиск по вычисляемому критерию включает формулы (пользовательские или функции MS Excel), в которых аргументами являются поля списка. Вычисляемый критерий располагается под некоторым заголовком, например, Условие, который не должен совпадать ни с одним именем поля списка. Ссылки на список используются относительные. Они указывают на верхние записи в диапазоне данных списка. Ссылки на ячейки вне списка берутся абсолютными. Вычисляемый критерий может включать несколько функций и зависеть от нескольких полей. Результатом вычисления критерия должно быть логическое значение ИСТИНА ИЛИ ЛОЖЬ (расширенный фильтр отбирает записи, соответствующие критерию ИСТИНА);
В случае сложного условия поиск данных осуществляется по составному критерию с применением отбора по и и или. Критерий следует составлять с помощью логических функций и (), или (), НЕ ().
2. Поместить указатель ячейки в список (или выделить весь необходимый список).
3. Выполнить команду Данные | Фильтр | Расширенный фильтр.
В диалоговом окне Расширенный фильтр (рис. 8.8):
Указать в области Обработка место, куда будут помещаться результаты выборки данных;
В поле Исходный диапазон пометить весь список, подлежащий фильтрации (как правило, после помещения указателя ячейки в список данный диапазон выделяется по умолчанию);
В поле Диапазон условий указать подготовленный диапазон условий отбора записей (удобно выделить мышью на рабочем листе);
Если отобранные записи необходимо поместить в другое место, в поле Поместить результат в диапазон указать соответствующее место для отобранных данных;
Для отбора уникальных записей (без повторений) необходимо установить флажок Только уникальные записи.
Результаты расширенной фильтрации отображаются на данном рабочем листе или копируются в другое место.
Рис. 8.8. Окно Расширенный фильтр
Анализ данных
MS Excel предоставляет широкие возможности для проведения
анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа от-
Обработка списка с помощью различных формул и функций;
Построение диаграмм и использование карт MS Excel;
Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие
Структуризация рабочих листов
П автоматическое подведение итогов (включая мастер частич-
ных сумм);
П консолидация данных;
Сводные таблицы;
О специальные средства анализа выборочных записей и дан-
ных - подбор параметра, поиск решения, сценарии, пакет
анализа и др.
Структуризация ра эчих листов
Цель структуризации заключается в разбиении данных, содер-
жащихся на рабочем листе, на определенные уровни детализа-
ции. Используя структуру, легче проводить анализ и сравнение
Если между данными имеется строгая зависимость, то MS Excel
позволяет автоматически создать структуру - в этом случае про-
грамма ищет ячейки, которые содержат формулы, обобщающие
информацию в строках, и расположенные слева от данных. Дан-
ные должны быть согласованы в одном направлении. Для выпол-
нения автоматической структуризации все детальные столбцы
должны стоять по одну сторону от итоговых столбцов, все де-
тальные строки должны находиться по отношению к итоговым
либо только снизу, либо - только сверху. Если это условие не
соблюдается, то структуру следует создать вручную.
Рабочий лист может содержать только одну структуру, хотя ее
можно разделить на несколько частей (рис. 8.17).
Отображение и скрытие данных структуры может отразиться на
частях рабочего листа, которые не участвуют в иерархии,
т. к. строки сворачиваются и разворачиваются по всей ширине
рабочего листа, а столбцы - по всей высоте рабочего листа
При выводе структуры по левому и верхнему краю рабочего лис-
та отображаются специальные символы, которые служат для вы-
вода и скрытия уровней детализации (табл. 8.1).__
Рис. 8.17. Пример структуризации данных на рабочем листе
Рис. 8.18. Скрытие низших уровней в структуре данных
Для автоматического создания структуры следует:
Удостовериться, что в итоговых формулах содержатся ссылки
на детальные данные, расположенные в одном направлении
относительно итоговых;
Выделить нужный диапазон ячеек - для структуризации час-
ти рабочего листа или выбрать одну ячейку - для структури-
зации всего рабочего листа;
П выполнить команду Данные | Группа и структура | Создание
структуры.
При структуризации рабочего листа "вручную" необходимо:
О выделить нужные ячейки строк и столбцов, которые подлежат
объединению в структуру (за исключением ячейки с итоговой
формулой);
Выполнить команду Данные | Группа и структура | Группи-
В случае ошибочных действий или для разгруппировки дан-
ных выбрать команду Данные | Группа и структура | Раз-
группировать;
О указать вид организации документа и создать структуру, вы-
полнив команду Данные | Группа и структура | Настройка.
Для возврата рабочего листа в исходное состояние следует вос-
пользоваться командой Данные | Группа и структура | Удалить
структуру.
Для структурированных данных имеется возможность создавать
диаграммы с заданных уровней структуры.
Автоматическое подведение итогов
Итоги необходимы для создания разнообразных отчетов и для
обобщения большого количества однотипной информации. Итоги
подразделяются на:
О простые промежуточные;
Сложные промежуточные;
Связанные с вычислением частичных сумм (используется мас-
тер частичных сумм).
Промежуточные итоги формируются с помощью команды Дан-
ные | Итоги. MS Excel автоматически создает необходимые ма-
тематические выражения, вставляет строки промежуточных и
общих итогов, а также структурирует данные. Такую информа-
цию легко обрабатывать- форматировать ячейки, создавать
диаграммы и т. д.
С помощью операции Итоги можно:
D указать способ группировки данных;
Вывести промежуточные и общие итоги для одной группы
в списке;
О вывести промежуточные и общие итоги для нескольких групп
в списке;
Выполнить расчеты над данными.
Подведение промежуточных итогов предполагает использование
следующей методики:
1. Подготовить список данных и оставить в нем указатель ячей-
ки. Определиться с тем, какие нужны итоги.
2. Провести сортировку по необходимому полю или полям
(команда Данные | Сортировка).
3. Подвести итоги (команда Данные | Итоги).
При создании вложенных промежуточных итогов следует четко
представлять уровни итогов и создавать их в порядке увеличения
уровня детализации: сначала - по первому ключу, далее, снимая
флажок Заменить текущие итоги, - по вторичному ключу и т. д.
Чтобы убрать итоги, необходимо установить указатель в список
с итогами и выполнить команду Данные | Итоги | кнопка Убрать
При создании итогов при необходимости можно:
П использовать одну операцию для нескольких столбцов данных;
Использовать несколько операций для одного набора данных
(например, вычислить среднее и суммарное значение для
столбца с числовыми данными);
Подвести итоги по отфильтрованным данным (сначала - от-
фильтровать, затем- отсортировать по необходимому полю
(полям) и, наконец, - подвести итоги;
Использовать мастер суммирования (команда Сервис | Мас-
тер | Частичная сумма) позволяет просуммировать только те
данные в списке (рис. 8.19), которые удовлетворяют заданно-
му критерию (например, вычислить сумму продаж для това-
ров, цена которых больше некоторого значения).__
Консолидация данных
Консолидация предназначается для обобщения однородных дан-
ных. Ее осуществление предполагает использование следующей
методики:
1. Указать местоположение будущих консолидированных данных.
2. Выбрать команду Данные | Консолидация.
3. В открывшемся окне указать диапазоны данных, подлежащие
консолидации.
4. Указать способ консолидации:
Согласно расположению в диапазоне - сняты все флажки
области Использовать в качестве имен;
Согласно заголовкам строк и столбцов- установлены
флажки подписи верхней строки и значения левого
5. Выбрать тип консолидации, т. е. указать, какая операция будет
проводиться с консолидируемыми данными.
6. При необходимости указать добавление структуры - устано-
вить флажок Создавать связи с исходными данными.
Сводные таблицы
Сводные таблицы представляют собой средство для группировки,
обобщения и анализа данных, находящихся в списках MS Excel
или в таблицах, созданных в других приложениях. Внешне сводные
Рис. 8.27. Представление консолидированных данных
таблицы являются структурой, позволяющей размещать данные в
трехмерном виде. Сводные таблицы могут использоваться:
Для обобщения большого количества однотипных данных;
Для реорганизации данных (с помощью перетаскивания);
Для отбора и группировки данных;
Для построения диаграмм.
Сводные таблицы создаются с помощью мастера сводных таблиц
(команда Данные | Сводная таблица) по следующей методике:
1. Выбрать место для сводной таблицы, т. е. установить указа-
тель ячейки в необходимое место на рабочем листе.
2. Выполнить команду Данные | Сводная таблица.
3. Задать исходный диапазон данных, выполнив шаги 1 и 2 мас-
тера (рис. 8.28 и 8.29). После нажатия кнопки Далее в окне
мастера, приведенном на рис. 8.29, откроется окно 3-го шага
мастера (рис. 8.30).
Рис. 8.28. Определение местоположения данных для сводной таблицы
Рис. 8.29. Диапазон данных для сводной таблицы
Рис. 8.30. Указание местоположения будущей сводной таблицы
4. Прежде чем указать местоположение будущей таблицы
(рис. 8.30), необходимо нажать кнопку Макет и в открывшем-
ся окне (рис. 8.31) сформировать макет сводной таблицы (т. е.
задать страницу, строки, столбцы, итоговые и вычисляемые
поля сводной таблицы).
Рис. 8.31. Формирование макета сводной таблицы
5. Для определения необходимой операции для полей, помещен-
ных в область Данные, либо задания вычисляемого поля два-
жды щелкнуть левой кнопкой мыши на поле, помещенном в
область Данные (рис. 8.31), и выбрать необходимые действия
в окне Вычисление поля сводной таблицы (рис. 8.32).
6. Нажать кнопку Параметры (рис. 8.30) и в открывшемся окне
(рис. 8.33) установить необходимые параметры сводной таб-
7. После проведения всех подготовительных операций нажать
кнопку Готово (рис. 8.30).
При создании, редактировании и работе со сводными таблицами
необходимо учитывать следующее:
Местоположение сводной таблицы - желательно располагать
ее на отдельном листе, т. к. при обновлении, группировках
Рис. 8.32. Окно Вычисление поля сводной таблицы
Рис. 8.33. Установка параметров сводной таблицы
сводной таблицы информация, содержащаяся на рабочих лис-
тах рядом со сводной таблицей, может оказаться скрытой;
Местонахождение исходных данных - список MS Excel,
внешний источник данных, диапазоны консолидации, нахо-
дящиеся в другой сводной таблице;
Необходимость при задании структуры сводной таблицы опре-
Поля, находящиеся в строках и столбцах таблицы;
Поля, по которым подводятся итоги (с выбором необходи-
мой операции);
Поля для страниц, что позволяет представить информацию
в трехмерном виде;
Сводная таблица- это средство только для отображения
данных. Поэтому в самой таблице данные редактировать нель-
зя. Для изменения данных в сводной таблице необходимо вне-
сти изменения в источник данных, а затем обновить сводную
таблицу (кнопкой | \ \ Обновить данные панели инструмен-
тов Сводные таблицы (рис. 8.34);
Рис. 8.34. Панель инструментов Сводные таблицы
В сводных таблицах можно изменять названия полей, что не
влечет изменений в полях исходных данных. Манипулирова-
ние элементами сводной таблицы можно также осуществлять
мышью - для удаления какого-либо поля из сводной таблицы
следует перетащить удаляемый элемент за ее границы. Изме-
нения в перестановке полей для страниц, столбцов и строк
также осуществляется перетаскиванием;
Сводные таблицы допускают возможность группировки эле-
ментов полей по различным уровням иерархии путем объеди-
нения в группы (выделение данных сводной таблицы осуще-
ствляется, например, с помощью мыши). Для этой цели в ме-
ню Данные | Группа и структура существуют две кнопки:
[ + | Группировать и [ _] Разгруппировать. Группы эти мож-
но переименовывать по желанию.
Детали в группе можно скрывать и показывать. Элементы са-
мого высокого уровня группировки (обобщающие элементы)
располагаются по верхней или по крайней левой границе
сводной таблицы (отображение исходных данных в этом слу-
чае производится путем выделения группированной ячейки
сводной таблицы и выполнения команды отображения данных
кнопкой | °1 I Отобразить детали). Применяются _ﾜ_____следующие
варианты группировки сводной таблицы:
Группировка элементов по их именам;
Группировка чисел по диапазонам (для числовых данных,
кнопка Группировать меню Данные | Группа и струк-
Группировка по временным диапазонам (данные в формате
Дата/Время);
Возможность построения диаграмм на основе сводных таб-
Некоторые дополнительные возможности сводных таблиц
(многие из них производятся путем выбора соответствующей
команды контекстного меню необходимого поля или выде-
ленной области):
Сортировка элементов в сводной таблице;
Размещение страниц сводной таблицы на различных рабо-
чих листах (кнопкой Отобразить страницы);
Управление общими и промежуточными итогами;
Использование различных итоговых функций для анализа
данных и дополнительных вычислений;
Вставка в сводную таблицу вычисляемого поля;
Использование автоформата для форматирования сводной
