Программа инвентаризации компьютеров локальной сети. Порядок, сроки и правила инвентаризации компьютеров
Компьютерная техника применяется сегодня на каждом предприятии. Как и прочие основные средства, она подлежит инвентаризации. Эта процедура имеет отличительные черты. Порядок проведения описи имущества регламентируют: Закон о бухучете № 402-ФЗ от 06.12.2011, Методические рекомендации, утв. Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995, Положение по ведению бухучета, утв. Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998. Рассмотрим подробно в статье, как проходит инвентаризация компьютеров, что нужно знать проверяющим об этом виде учета.
Основные понятия инвентаризации
Проверка наличия компьютерной техники предполагает опись и относящихся к ней комплектующих. Основные объекты инвентаризации представлены в таблице.
Опись компьютерной техники преследует следующие цели:
- Контроль сохранности имущества;
- Определение соответствия фактического наличия данным бухучета;
- Оптимизация расходов на закупку ЭВМ;
- Выявление неиспользуемых объектов;
- Формирование перечня на списание;
- Контроль изменения стоимости имущества;
- Поддержание дисциплины ответственных за технику лиц.
Инвентаризация компьютеров по сети
В настоящее время существует большое количество специальных программ, которые позволяют оперативно выполнить инвентаризацию вычислительной техники. Для проведения описи автоматизированным способом необходимо, чтобы вся техника компании была подключена к единой сети. Порядок дальнейших действий приведен в таблице.
Применение автоматизированной программы имеет ряд достоинств:
- Возможность использования шаблонных или самостоятельно разработанных отчетных форм;
- Проверка в фоновом режиме;
- Экономия времени;
- Отсутствие необходимости отрыва сотрудников от выполнения своих обязанностей;
- Стопроцентная точность полученных данных.
Проверке подвергается весь объем данных по компьютерному оборудованию и программным продуктам.
Особенностью специализированной программы для инвентаризации является то, что планировать сканирование можно по определенному графику. По указанной схеме программа произведет просмотр сетевых данных и представит итоговые отчеты. Это позволяет в нужный момент узнать, в каком состоянии находится компьютерная техника компании.
Бухучет инвентаризации компьютерной техники
Недостачу компьютеров списывают по остаточной стоимости на 94-й счет недостач. Если виновник определен, то он должен возместить ущерб. Его величину определяют по стоимости имущества по балансу. Если виновное лицо не найдено либо суд отказал во взимании с него средств, то недостачу списывают на финансовый результат. Аналогично учитывают убыток от форс-мажорных обстоятельств.
Излишки принимают к учету по рыночной оценке. Она определяется по цене на аналогичный объект, письменно подтвержденной, например, фирмой-изготовителем либо по заключению экспертов-оценщиков. Стоимость должна иметь документальное подтверждение. Соответствующую сумму относят на финансовый результат.
В отчете о прибылях и убытках излишки показывают по статье «Внереализационные доходы».
Пример. В ООО «Вымпел» пропал компьютер стоимостью по балансу 48 000 р. Сумма амортизации равна 14 000 р. Следственные органы не установили виновника и вынесли соответствующее постановление. Объект подлежит списанию на финансовый результат.
Дт 01.2 Кт 01 48 000 р. - отражена первоначальная стоимость пропавшего компьютера;
Дт 02 Кт 01.2 14 000 р. - учтен износ;
Дт 94 Кт 01.2; Дт 91.2 Кт 94 34 000 р. - списана недостача.
Сроки проведения проверки
Компьютеры являются основными фондами компании. В соответствии с законом их плановая инвентаризация осуществляется один раз в 3 года перед заполнением итоговой бухгалтерской отчетности. Руководство может самостоятельно определять сроки и периодичность проверки и отразить это в учетной политике.
Проведение инвентаризации является обязательным по следующим причинам:
- Смена ответственных работников;
- Выявление случаев хищения и порчи имущества;
- Ликвидация фирмы или ее реорганизация;
- Чрезвычайные ситуации и стихийные бедствия;
- В прочих установленных законом случаях (п. 1.5, 1.6 Рекомендаций, утв. Приказом № 49 ).
Порядок проведения компьютерного учета
Перед началом инвентаризационных действий нужно провести подготовительные мероприятия. Для упрощения процедуры на каждый объект следует наклеить этикетку. На ней отражается следующая информация:
- Название предприятия;
- Наименование объекта по данным учета;
- Инвентарный номер;
- Ответственный сотрудник.
Порядок проведения описи отражен в таблице:
| № п/п | Этап | Действия |
| 1 | Подготовительный | Назначение комиссии, составление плана проверки, издание приказа, печать инвентаризационных описей |
| 2 | Проверка | Осмотр объектов по подразделениям организации в разрезе материально ответственных лиц, заполнение описей |
| 3 | Регистрация расхождений | Документальное оформление излишков или недостач (докладные записки, описи) с указанием причин расхождений |
| 4 | Оформление итогов | Составление акта |
| 5 | Сопоставление данных | Сверка полученных данных с учетными |
Приказ можно составить по форме ИНВ-22 или в произвольной. В документе указывают причину проверки, состав комиссии, даты начала и завершения, какое имущество инвентаризируется. Данные в ходе осмотра фиксируются в инвентаризационных описях ( , для нематериальных активов).
Сведения в них группируются по ответственным работникам и структурным подразделениям. Они содержат учетные сведения о номенклатуре, количестве и инвентарных номерах объектов проверки. В ходе осмотра техники комиссия вносит в описи аналогичные данные по факту.
При выявлении неисправного оборудования или его отсутствия составляется докладная на имя директора. В нее записывают наименования, номера потерянной или непригодной для дальнейшего использования аппаратуры. Здесь же указываются причины выявленных дефектов, ставится подпись ответственного за сохранность ценностей сотрудника и членов комиссии. Аналогично оформляют выявленные излишки.
На основании данных описей комиссия оформляет акт об итогах контроля. Завершающим этапом является сверка полученной информации с данными бухучета. Вносятся необходимые корректировки, наказываются виновники и т. д.
Пример. В октябре 2016 в ходе инвентаризации в ООО «Удача» выяснилось, что в эксплуатации находится компьютер, купленный в июле прошлого года. Он не был принят к учету. Стоимость объекта составляет 50 150 р., в т. ч. НДС - 7 650 р.
Компьютер нужно поставить на учет и начислить амортизацию за весь период его функционирования. Срок службы определен продолжительностью 30 месяцев. Износ начисляется линейным методом.
1 / 30 * 100 = 3,33% - норма амортизации;
(50 150 – 7 650) * 3,33% = 1 415,25 р. - сумма износа в месяц.
В октябре 2016 бухгалтер сделал следующие проводки:
Дт 08 Кт 60 50 150 р. - принят к учету компьютер;
Дт 19.1 Кт 60 7 650 р. - учтен НДС по купленному объекту;
Дт 01 Кт 08 50 150 р. - компьютер учтен в составе основных фондов;
Дт 91.2 Кт 02 7 076,25 р. - отражена амортизация за 2015 год (1 415,25 * 5);
Дт 26 Кт 02 14 152,50 р. - учтена сумма износа за текущий год на момент обнаружения ошибки (1 415,25 * 10).
Программа автоматизированной инвентаризации
При автоматизированном способе инвентаризации из базы учетных данных по компьютерам для каждого объекта печатают этикетки со штрих кодом. Впоследствии их приклеивают на соответствующее оборудование. При кодировании подобным образом для инвентаризации применяется программа 1С «Учет оборудования». В интернете можно скачать ее демоверсию и посмотреть презентацию.
Проверку компьютеров с помощью сканирования штрих кодов производит известная программа Hardware Inspector.
Все представленные на рынке специализированные программы имеют схожий порядок работы. Например, несложно скачать и использовать продукт «Инвентаризация компьютеров в сети». Она позволяет обнаружить устаревшие модели, запланировать обновление техники, выбрать компьютеры, ресурс которых не соответствует выполняемым на нем задачам и т. д.
Хорошо зарекомендовала себя программа IT Invent. Она поддерживает сканирование в сети и накапливает сведения по всем сетевым устройствам. С ее помощью можно осуществлять инвентаризационный учет сетевых компьютеров во всех филиалах компании.
Бесплатный вариант содержит ограниченный набор функций, их полный перечень доступен в коммерческой версии продукта. Еще одна программа «10-Страйк: Инвентаризация компьютеров» предлагается в нескольких модификациях. Организация может выбрать более подходящую под свои цели.
Бухгалтерские проводки по учету излишков и недостачи
Для отражения результатов инвентаризации в бухучете предусмотрены следующие типовые операции:
Учет излишков:
Дт 08.3 Кт 91.1 - учтен доход в виде основного средства;
Дт 01 Кт 08 - объект принят к учету по рыночной цене.
Дт 91.1 Кт 99 - отражена прибыль от принятия неучтенного объекта к учету.
Учет недостач:
Если виновник не найден, ущерб отражают так:
Дт 94 Кт 01 - выявлена недостача;
Дт 02 Кт 01 - списан износ недостающего объекта;
Дт 91.2 Кт 94 - убыток отнесен на прочие расходы.
Если виновник найден, то операции имеют вид:
Дт 73 Кт 94 - недостача списана на виновного;
Дт 50 Кт 73 - сотрудник погасил задолженность;
Дт 70 Кт 73 - долг удержан из заработка работника.
Частые вопросы и ответы на них
Вопрос №1. Какую максимальную сумму можно удержать из зарплаты виновного сотрудника в счет погашения недостачи по итогам инвентаризации?
Ежемесячно можно удерживать не более 20% от заработка.
Вопрос №2. Какие последствия могут грозить организации при обнаружении налоговиками неучтенных компьютеров?
Подобные ошибки в учете ведут к искажению данных бухгалтерской отчетности. Если оно равно или больше 10%, то минимальный штраф составит 5 тыс. р.
Вопрос №3. Можно ли взыскать выявленную недостачу с материально ответственного сотрудника, который уволился до начала инвентаризации?
Нет. Согласно ст. 232 ТК РФ расторжение с работником трудового соглашения не освобождает его от ответственности за недостачу. Для доказательства того, что ущерб нанесен работником, нужно проводить инвентаризацию при его увольнении. Спустя время доказать его вину нельзя и взыскать недостачу тоже.
Вопрос №4. Как учесть недостачу техники, возникшую из-за пожара?
Ущерб по балансовой стоимости относят на убыток текущего года:
Дт 91.2 Кт 94 - списан ущерб от форс-мажорного обстоятельства.
Вопрос №5. Нужно ли составлять форму ИНВ-1 на компьютерную технику, сданную в аренду другим фирмам?
Не нужно. Проверять такое имущество должен арендатор. Один экземпляр описи с результатами инвентаризации он направляет арендодателю.
Инвентаризация компьютерной техники необходима для учета количества объектов и определения продуктивности их применения. С помощью этой процедуры организация оптимизирует затраты на приобретение компьютеров, комплектующих и программного обеспечения. Специальные программы позволяют провести ее без затрат времени и труда, получить точные данные.
Точная инвентаризация ПК - это то, без чего вы не можете обойтись в компании или организации. Управление инвентаризацией обновлений аппаратного и программного обеспечения всего компьютерного парка на бумаге или даже в электронных таблицах Excel требует существенных затрат труда и времени даже для небольших предприятий, не говоря уже о крупных корпорациях с сотнями и тысячами компьютеров. Не удивительно, что системные администраторы часто загружены этими рутинными операциями и воспринимают работу по ведению записей и статистики как бремя, не позволяющее использовать столь ценное время и ресурсы для более важных проектов.
Предлагаемая программой AIDA64 полностью автоматизированная инвентаризация сети снимает этот груз с плеч ИТ-специалистов. AIDA64 Business и AIDA64 Network Audit, предназначенные для бизнес-пользователей, позволяют выполнить подробную инвентаризацию аппаратного и программного обеспечения компьютеров на базе Windows, подключенных в одну корпоративную сеть. Объем информации, собираемый программой, можно полностью подстроить под требования пользователя, а администраторы получают возможность выбора между несколькими шаблонами (профилями отчета).
Гибкость конфигурации
Программа не требует установки, следовательно, ее можно запустить с общей центральной папки на любом клиенте в доменной среде. Конечно же, AIDA64 позволяет установить частоту создания отчетов (инвентаризации) компьютеров: отчеты можно собирать раз в месяц, раз в неделю, раз в сутки или после каждого входа пользователя в систему. Поскольку AIDA64 поддерживает параметры командной строки, процесс может быть полностью автоматизированным.
Отчеты можно сохранять в открытых форматах, готовых для дальнейшей обработки, а также в базе данных SQL. Версии AIDA64 Network Audit и AIDA64 Business поддерживают следующие форматы отчетов:
- обычный текстовый формат (TXT)
- MHTML
- ADO (для вставки в базу данных)
Интегрированный администратор аудита
Администратор аудита позволяет просматривать и анализировать инвентаризацию программного и аппаратного обеспечения компьютерного парка. Здесь можно также отфильтровать данные и создать графики. Например, системные администраторы могут с легкостью определить клиентов, которые не отвечают минимальным системным требованиям новой применяемой программы, или для которых не установлены последние пакеты обновлений операционных систем и систем безопасности. В статистическом отчете (который можно отфильтровать по нескольким критериям), предоставляемом программой, можно сразу же увидеть процентное соотношение корпоративных компьютеров с определенным типом процессора, размером памяти или установленной версией Windows.
Также можно отследить изменения между снимками сетевого аудита, сделанными в разное время, и обнаружить изменения в оборудовании или программной среде компьютеров. Больше узнать о функции AIDA64 Change Manager можно .
Что говорят клиенты?
«Заменив ручную работу, программа позволяет вести записи и выполнять статистические задачи, которые были просто обузой для ИТ-специалистов, а также освобождает время персонала для других работ.»
Иозеф Сабо, системный администратор
Budapest Baths and Hot Springs Co.
Если вас интересует мнение других клиентов о программе AIDA64,
ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММЫ
Создавайте отчёты по наличию определённых программ и их количеству на компьютерах. Контролируйте правильность использования программ и лицензионных ключей, находите запрещённое и нелицензионное ПО. Контролируйте папки автозагрузки, установку обновлений и заплаток ОС на компьютерах.
Создайте отчёты по установленному "железу" на компьютерах сети. Отслеживайте изменения в конфигурациях ПК. Например, узнайте, где стало меньше памяти, где были подключены внешние диски или USB-флэшки. Печатайте этикетки для корпусов ПК со штрих-кодами, их конфигурацией и серийными номерами комплектующих.
Программа отслеживает все изменения в конфигурациях удалённых ПК. Если кто-то удалил или поставил новую программу, подключил или отключил устройство, программа занесёт эту информацию в Журнал изменений и вы сможете провести анализ. Вы также можете получать оповещения о новых изменениях по электронной почте.
Создайте отчёт, содержащий компьютеры с недостаточным объёмом памяти (например, все ПК с объемом RAM меньше 2 ГБ), маленькими мониторами и старыми процессорами. Вовремя проведённый апгрейд позволит сэкономить средства и улучшить продуктивность сотрудников предприятия.
Все данные, содержащиеся в программе, можно выгрузить во внешние СУБД для более детального анализа. Программа содержит более 100 готовых отчётов, систему фильтрации и дизайнер отчетов для отбора данных по условиям и подготовки практически любого отчёта. Если не найдёте нужного - обращайтесь к нам . :)
ПРЕИМУЩЕСТВА
Фоновый сбор информации по расписанию.
Мониторинг изменений программ и оборудования на компьютерах.
Диагностика проблем на компьютерах сети и оповещение администратора.
Более 100 готовых отчётов, экспорт в PDF, Word, Excel, HTML.
Учет компьютерной техники и оргтехники, склад запчастей, ведение истории обслуживания компьютеров.
Поддерживает несколько способов сбора информации (для доменов, рабочих групп и ПК без сети).
Веб-интерфейс для удаленного доступа к инвентарной базе.
Работаем на рынке ПО с 1998 года (22 года). Разработка программы инвентаризации ведется уже 14 лет с 2006 года!
СКРИНШОТЫ
ВЕРСИИ: ОБЫЧНАЯ И PRO
Таблица отличий между версиями:
Если у вас уже есть лицензия на обычную версию, то можно перейти на Pro, доплатив разницу в цене между той лицензией, что у вас есть, и нужной лицензией Pro.
При покупке лицензии вы получите подписку на бесплатные обновления программы и тех. поддержку в течение одного года. Мы не забрасываем наш проект и постоянно развиваем его уже более 12 лет (с 2006 года).
Программа работает в среде Windows XP/Vista/7/8.1/10; Server 2003/2008/2012/2016/2019. Вы можете скачать и попробовать 30-дневную пробную версию бесплатно.
ДОСТИЖЕНИЯ
Лауреат премии «Российское ПО 2014: инновации и достижения» журнала PC Magazine.
14.12.2014: "ПК опрашиваются в фоновом режиме, предоставляя администратору актуальные отчеты о комплектующих и программах, установленных на компьютерах. Пакет позволяет загружать информацию с ПК за маршрутизаторами и NAT, извлекать данные с ноутбуков и Android-гаджетов мобильных сотрудников."
Лауреат награды «PC Magazine/RE. Лучшее ПО 2013 г.»
12.12.2013: "Удобная система инвентаризации ИТ-инфраструктуры, что особенно полезно в компаниях СМБ с их «зоопарком» оборудования. Система фиксирует марки оборудования, конфигурацию ПК, версии ПО и лицензии. Одна из самых полезных возможностей - отслеживание изменений в оборудовании, дающая возможность обнаруживать выход из строя, пропажу или подмену комплектующих."
02.10.2007: "Мощный инструмент для централизованной инвентаризации аппаратного и программного обеспечения компьютеров локальной сети. Позволяет обнаруживать компьютеры в сети и собирать информацию о них в базу данных... Возможность выбора в отчет компьютеров, конфигурации которых удовлетворяют заданному условию, упрощает решение таких задач, как планирование модернизации."
С ростом компьютерного парка в организациях возрастает опасность забыть, какое периферийное устройство находится внутри той или иной рабочей станции, или вообще потерять одно из них. Потеря может произойти из-за халатности сотрудника отдела технического обеспечения или по злому умыслу работника, решившего улучшить быстродействие своего домашнего компьютера за счет фирмы. У начальника технической службы или системного администратора существует несколько путей для недопущения такого рода происшествий. Например, можно опломбировать корпуса системных блоков и проводить регулярную инспекцию целостности пломб. Можно производить опись компонентов каждое утро (или вечер). Также действенным может оказаться установка средств визуального наблюдения. Все эти методы имеют свои плюсы и свои минусы. Основным минусом этих средств является повышенная их трудоемкость, а также весьма серьезная затратная часть (средства визуального наблюдения, пломбы, увеличенное рабочее время для контроля). Подобные минусы отсутствуют у еще одного варианта учета - программного.
Система Total Network Inventory от Softinventive позволяет вести полный учет программного обеспечения, установленного на компьютере, а также осуществлять контроль аппаратной части компьютеров офисов, малых и больших корпоративных локальных сетей. Не сходя со своего места, администратор может просканировать сеть и получить исчерпывающую информацию о каждом компьютере. Никаких предварительно установленных модулей не требуется - они устанавливаются автоматически. Программа позволяет сканировать сеть как в реальном времени (немедленно), так и, используя скрипт, в момент подключения клиента к домену.
Total Network Inventory имеет как обязательный в наше время мастер, дающий пользователю при минимуме напряжения мозга получить весьма впечатляющий результат, так и режим ручного сканирования, позволяющий пользователю настраивать все параметры самостоятельно. Возможности сканера впечатляют. Сканирование ведется по трем видам информации: по оборудованию, по установленному программному обеспечению, а также по системной информации реального времени (запущенные в системе процессы, службы, общие ресурсы, переменные среды).
Внешний вид программы напоминает "Проводник", наглядно отображая в левой панели дерево локальной сети с разбивкой на группы. Название группы соответствует положению рабочей станции в иерархии сети либо выбирается пользователем вручную. При выборе компьютера в центральной части главного окна программы отображается информация о нем. Детализация о той или иной подсистеме выбирается на основании отмеченной категории в соответствующей панели, отображаемой справа. Интерфейс у программы масштабируемый и легко поддается настройке на свой вкус. Большое количество визуальных тем оформления, настраиваемые панели, инструменты, а также насыщенность клавиатурными сокращениями позволят даже самому привередливому пользователю адаптировать интерфейс программы под себя.
При первом запуске программы пользователю будет предложены варианты дальнейшей работы: запуск мастера сканирования сети, сканирования текущего компьютера или же открытие главного окна и дальнейшей работы. Основным режимом работы для системного администратора наверняка станет работа в главном окне. Однако, чтобы не вносить компьютеры вручную, на первом этапе можно использовать мастер сканирования сети.
Мастер предлагает два варианта работы: онлайн-сканирование и логон-скрипт. Каждый вариант сопровождается подробнейшим описанием, указывая, какие разрешения и политики безопасности должны быть включены. Какой путь выбрать, зависит от конкретной ситуации.
При сканировании компьютеров, используя логон-скрипт, администратор получает возможность добавить строку вызова программы-сканера в доменный логон-скрипт, позволяя собирать информацию о каждом компьютере, который подключается к домену, используя данный скрипт (при установленной и запущенной службе WMI). Мастер позволяет выбрать общую папку, куда помещаются файлы программы-сканера, и папку для сохранения результатов сканирования. Далее, модифицировав логон-скрипт, администратору остается только ждать, когда пользователи начнут подключаться к домену, и время от времени контролировать информацию, полученную с помощью программы.
Онлайн-сканирование имеет большее количество шагов для достижения результата. Этот тип сканирования подразумевает два варианта поиска компьютеров: "Сетевое окружение" и "Диапазон IP-адресов". В первом случае программа просматривает дерево компьютеров, видимых через сетевое окружение. Этот вариант позволяет администратору увидеть структуру своей сети Microsoft Windows (рабочие группы, домены) и визуально выбрать узлы для сканирования. Если же сетевое окружение отображается медленно, или у администратора есть несколько подсетей для сканирования, или с ними нет NetBIOS-соединения, следует выбрать второй путь - "Диапазон IP-адресов". Данный путь позволит задать один или несколько диапазонов адресов, по которым будет производиться сканирование. В каждом из вариантов нужно указать имя пользователя с соответствующими привилегиями (имеющего права работы с административными ресурсами).
Два варианта поиска компьютеров - "Диапазон IP-адресов" и "Сетевое окружение"
Результатом работы мастера будет список групп, доменов, узлов, а также подробнейшая информация о них. Дополнительно для каждого компьютера создается учетная карточка, в которой содержатся сведения о владельце и компьютере:
- имя компьютера;
- инвентарный номер;
- зарегистрированный пользователь;
- стоимость компьютера;
- название организации;
- дата оплаты и установки;
- рабочая группа или домен компьютера;
- IP-адрес;
- персональные данные;
- дополнительные информационные поля.
Программа может автоматически генерировать инвентарные номера для любого вновь найденного компьютера, а также позволяет создавать дополнительные информационные поля, содержащие информацию о периферии, подключенной к компьютеру (например, источник бесперебойного питания, сканер, фотокамера).
Полнота информации, собираемой Total Network Inventory, позволяет вести наблюдение за любой аппаратной или программной составляющей системы, отслеживая любые изменения и своевременно реагируя на них. Для эффективной работы с данными в программе предусмотрена панель категорий, дублируемая кнопками на панели инструментов. Пользователь, выбирая категорию, получает исчерпывающую информацию о ней. Например, при выборе подкатегории "процессор" из категории "оборудование" программа выдаст все о процессоре, начиная от его названия и заканчивая напряжением ядра и частотой работы кеш-памяти второго уровня.
Для упорядочивания всего этого океана информации в системе предусмотрен построитель отчетов. Используя меню "Отчеты" или нажав соответствующую кнопку на панели инструментов, пользователь получает доступ к инструментарию, связанному с отчетами. Построитель способен сводить в удобной форме данные на основе выбранных пользователем критериев. Критерии отбора в программе условно разделены на четыре основные группы: общая информация, оборудование, программы, другое. При переключении в режим построения отчетов администратору становятся доступны инструменты работы с отчетами, а также множественный выбор критериев в соответствующей панели. Благодаря этому у оператора программы Total Network Inventory существует множество возможностей для контроля текущей ситуации с технико-программной базой офисной или корпоративной сети. В зависимости от реалий той или иной фирмы программа предоставляет возможность воспользоваться либо предустановленными схемами отчетов, либо создать свою, наиболее полно отображающая требуемую картину с техникой. В меню "Отчеты" собраны схемы отображения отчетов. Они (отчеты) делятся на две группы: полные и краткие. Например, отчет по критерию "Компьютер и мат. плата" в полном виде занимает страницу и содержит подробную информацию. Это информация о системном блоке, материнской плате (производитель, имя, серийный номер, версия), информация BIOS (имя, производитель, дата выпуска, версия SMBIOS). В краткой же форме этот отчет занимает треть страницы и в нем сведена та же информация, но без конкретизации по датам, серийным номерам и прочему.
Построитель позволяет генерировать отчеты как для всей сети, так и для выбранных в панели "Обзор сети" компьютеров или групп. Вы можете включить в отчет любое количество компьютеров и категорий в любой комбинации, то есть выбрать несколько компьютеров из разных сетей или групп, сочетая это с любой комбинацией информационных категорий. Полученный отчет администратор может сохранить во внутреннем формате, а также в формате текстового файла ASCII, HTML-, CSV- и RTF-файла. В случае надобности отчет можно распечатать.
И, наконец, настройки программы. В зависимости от настроек безопасности сети, а также конфигурации сети программа позволяет настроить варианты соединения с удаленными станциями. Это может быть либо использование в соединении именованных административных каналов по протоколу SMB, либо подключение к службе WMI через протокол RPC, либо их комбинации. Также настройки позволяют администратору учесть наличие или отсутствие в сети DNS-сервера и определить, разрешать ли IP-адреса при сканировании или нет. Множество остальных настроек позволяют весьма гибко управлять теми или иными параметрами программы в зависимости от текущей надобности администратора или конфигурации локальной сети.
Итак, в деле удаленного наблюдения, упорядочивания и сохранения информации о технико-программной составляющей компьютерного парка организации данный продукт весьма преуспел. Он обладает разумной ценой, неплохим быстродействием, великолепным обработчиком собранной информации, а также всеми нужными инструментами для работы в сетях различной сложности. Мы уверены, что Total Network Inventory позволит сэкономить немало сил и нервов системному администратору.
Сегодня сложно представить компанию без IT инфраструктуры. Компьютеры имеются у любой организации. И как любое имущество их нужно периодически инвентаризовать. Каковы особенности инвентаризации компьютерной техники?
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Инвентаризации подлежит абсолютно все имущество организации. Но компьютеры довольно существенно отличаются от прочих имущественных ценностей.
Зачастую они являются составными объектами учета. Нередко компьютеры модернизируются. Как же инвентаризовать компьютерную технику? В чем особенности такой поверки?
Что нужно знать?
Компьютеры, оргтехника, мобильные устройства и подобные объекты это то, без чего ныне не обходится практически ни одна компания.
Нередко компьютерная техника составляет довольно значительную часть имущества предприятия. А это значит, что необходимо осуществление не только постоянного контроля, но и периодических проверок.
Проверяется наличие компьютеров, как и прочего имущества, посредством инвентаризации. Но как часто проводить проверку?
Законодательством предусмотрено проведение обязательной инвентаризации не реже одного раза в год, перед составлением годового бухгалтерского отчета.
Все прочие случаи инвентаризационных проверок остаются всецело на усмотрении руководства, за исключением возникновения обстоятельств, требующих непременной инвентаризации.
На практике организации осуществляют процедуру в конце декабря — начале января. Кроме того, Положением о бухучете предусмотрена возможность инвентаризации основных средств единожды в три года.
Тут стоит учесть, что компьютер это сложный механизм и состоит он из многих деталей. Нередко производятся ремонты, модернизации, замены отдельных деталей.
Обо всех этих операциях бухгалтер осведомлен лишь в общих чертах, поскольку прерогатива обслуживания компьютеров принадлежит все-таки представителям IT сферы.
Таким образом, за год компьютер может измениться до неузнаваемости и восстановить бухгалтерское сопровождение всех осуществленных операций будет очень сложно.
Инвентаризовать компьютеры и подобную технику лучше, сколько можно чаще. Порядок и сроки инвентаризации определяются руководителем.
Но желательно осуществлять проверку хотя бы раз в квартал. Тем более что существует немало специальных компьютерных программ, дозволяющих произвести инвентаризацию компьютерной техники в считанные часы.
Основные термины
Инвентаризация имущества предполагает проведение проверки, в процессе которой сверяется фактическое количество объектов с данными о наличии их в бухгалтерском учете.
Инвентаризация компьютеров не отличается от проверки любого другого имущества. Но надо понимать, что под понятием «компьютеров» понимается вся компьютерная техника, наличествующая у предприятия.
Компьютерная техника это понятие комплексное. Оно описывает весь спектр компьютерных технологий, от обычного смартфона до сверхмощного компьютера.
Относится к компьютерной технике и программное обеспечение, которое устанавливается на компьютер для выполнения отдельных функций.
В целом компьютерная техника и функционирующие на них программы составляют единый аппаратно-программный комплекс.
Если говорить именно о видах компьютерной техники, то это:
С какой целью проводится
Инвентаризация компьютерной техники необходима, прежде всего, для проверки соответствия ее количества. Но не только… В процессе проверки можно выяснить насколько эффективно используется то или иное оборудование.
Это способствует оптимизации расходов на компьютерное и программное обеспечение. Возможно, в организации отсутствуют необходимая компьютерная техника или нужные программы, что ведет к снижению производительности труда.
Либо, наоборот, на предприятии слишком много ненужных компьютеров, а некоторые программы совсем не используются. Также инвентаризация компьютерной техники позволяет определить, насколько изменилась стоимость отдельных объектов.
Может статься, что некоторые компьютеры пришли в состояние негодности из-за своей ветхости и необходимо их полное списание. Стоимость других компьютеров может увеличиться за счет проведенной модернизации.
Результатом инвентаризации может становиться избавление от ненужной компьютерной техники и приобретение необходимых компьютеров или программ.
Законодательная база
Инвентаризация компьютеров регламентируется нормативно-правовой базой, касающейся общего порядка инвентаризации.
Законодательно порядок инвентаризации не отличается от обычной инвентаризации основных средств. Проверка точно также проводится в обязательных случаях и по утвержденному в организации графику.
Результаты проверки оформляются стандартно – унифицированными формами, учрежденными .
Возникающие нюансы
Нюансы инвентаризации компьютеров в том, что нередко компьютерная техника перемещается из одного кабинета в другой, меняются ответственные лица, отдельные компьютеры представляют собой переносимые портативные устройства.
Потому осуществить привязку относительно местонахождения и учета к компьютерам довольно сложно. Другой нюанс в идентификации объектов. В учете компьютеры регистрируются согласно своей модели, марки и инвентарному номеру.
Видео: проведение инвентаризации
Отличить на глаз определенную модель может разве что IT специалист, а сопоставление с инвентарным номером займет массу времени, особенно если применяется несколько одинаковых моделей.
Поэтому для упрощения инвентаризации каждый отдельный объект компьютерной техники должен обладать специальной этикеткой. В оной должны указываться все необходимое данные, включая наименование и инвентарный номер.
Порядок проведения
Проведение инвентаризации компьютеров возможно вручную или при помощи автоматизированных программ учета.
И в том и в другом случае необходимо провести подготовительные процедуры. В частности это касается упрощения идентификации. Достигается это за счет снабжения каждого объекта этикеткой.
При ручном способе на этикетке указывается:
- наименование владельца (организация);
- название объекта согласно бухучету (нередко в учете наименование сильно отличается от настоящего названия);
- инвентарный номер объекта;
При автоматизированном процессе на основании базы данных по компьютерной технике распечатываются этикетки для каждого объекта с наличием штрих-кодов. Таковые затем наклеиваются на соответствующую технику.
Обычная схема инвентаризации компьютеров, в общем, выглядит так:
| Издается о необходимости проведения инвентаризации компьютеров | В документе указываются срок проверки, порядок ее и состав инвентаризационной комиссии |
| Комиссия получает в бухгалтерии бланки ведомостей с учетными данными | Осуществляется непосредственно проверка. При ручной инвентаризации данные о фактическом наличии заносятся в акт. При этом нецелесообразно проводит проверку в последовательности бухгалтерской описи, поскольку так можно упустить из вида отдельные объекты. Лучше передвигаться по помещению (помещениям) и по пути следования отмечать всю имеющуюся компьютерную технику. При автоматизированном учете достаточно пройти по территории поверки со сканером и считать информацию с этикеток со штрих-кодами. Затем информация переносится в компьютер, используемый для инвентаризации, где акты поверки заполняются автоматически |
| Осуществляется сверка фактического наличия и учетных данных | Определяются причины выявленных расхождений, виновность ответственных лиц |
| При наличии несоответствий | Вносятся поправки в бухгалтерский учет |
В качестве программы, поддерживающей инвентаризацию посредством штрих-кодирования можно использовать программу 1С «Учет оборудования».
Для ознакомления можно скачать демо-базу программы либо посмотреть презентацию «Учет оборудования 1.0».
Не менее популярным решением является программа Hardware Inspector, позволяющую инвентаризовать компьютеры при помощи сканера штрих-кодов.
Инвентаризация компьютеров по сети
Компьютеры в целом предназначены для упрощения работы человека. Такое качество применимо и в отношении инвентаризации.
На данное время для проведения инвентаризации компьютеров совсем не обязательно передвигаться по предприятию с листком и карандашом или сканером.
Более того для проведения проверки не нужно даже отрываться от рабочего места. Достаточного для этого воспользоваться программами инвентаризации компьютеров по сети.
Для внедрения такой программы все имеющиеся у организации компьютеры должны быть подключены к единой сети. Далее процесс более чем прост:
Важным преимуществом программы становится возможность использования, как готовых шаблонов отчетов, так и разработанных самостоятельно.
Примечательно, что таким образом можно проводить инвентаризацию абсолютно незаметно. Проверка осуществляется в фоновом режиме и от пользователей проверяемых устройств не требуется никаких действий.
Особенно значима скорость инвентаризации программой и точность собранных данных. Даже в очень большой организации инвентаризация компьютеров в сети осуществляется в кратчайшие сроки.
При этом собирается максимальный объем данных относительно аппаратной части устройства и программной. То есть с помощью программы можно инвентаризировать не только сами компьютеры, но и установленное на них программное обеспечение.
Особенности программы инвентаризации компьютеров по сети еще и в том, что в большинстве случаев сканирование можно запланировать по расписанию.
В указанные моменты программа проведет сканирование и предоставит готовые отчеты. Это позволит всегда быть в курсе состояния компьютерной техники в организации.
Какая существует для этого программа
Программ для инвентаризации компьютеров в сети существует немало. Каждая из них имеет свои особенности, но общий алгоритм их работы примерно одинаков.
Как вариант бесплатной версии подобной программы, можно скачать и применить программу «Инвентаризация компьютеров в сети».
Вести инвентаризационный учет компьютерной техники можно и с помощью программы IT Invent. Данный продукт поддерживает сетевое сканирование и автоматически собирает данные по компьютерам, входящим в общую сеть.
С помощью программы можно инвентаризовать любую компьютерную технику в нескольких филиалах, если объекты подключены к единой базе.
Кроме того программа обладает и множеством других функций, облегчающих учет компьютеров. Желая воспользоваться полным набором функций, можно купить программу.
А при необходимости можно использовать и бесплатную версию IT Invent . Еще одной программой подобного типа является «10-Страйк: Инвентаризация компьютеров».
